Le télétravail a de plus en plus le vent en poupe. Tout cela est parfait mais comment l’organiser au sein d’une (plus) petite organisation ? En fait, selon Lode Godderis d’IDEWE, il convient de formuler clairement des attentes réciproques - tant pour de grandes entreprises que des PME.
Le télétravail : des avantages qui peuvent compter
Aujourd’hui, de plus en plus de travailleurs demandent à pouvoir travailler régulièrement à domicile. Ils considèrent le télétravail comme une solution aux interminables files ou une amélioration de l’équilibre entre vie professionnelle et privée.
Le télétravail s’inscrit parfaitement dans le phénomène du Nouveau Travail. Il fait partie d’une culture d’entreprise ouverte où les collaborateurs ont le droit à la parole et bénéficient de l’autonomie nécessaire pour organiser eux-mêmes leur travail en partie.
Ils sont ainsi plus heureux au travail et, par conséquent, également plus productifs et plus impliqués. Et pourtant ?
Pas combien, mais comment
Mais : selon 17 % des travailleurs interrogés dans notre RED Report, le travail à domicile ou le télétravail a des effets négatifs sur le fonctionnement des équipes.
Le risque existe que, si l’on travaille plusieurs jours à domicile, les contacts avec l’équipe se perdent et que l’implication et le plaisir que procure le travail diminuent.
Lode Godderis, Directeur Connaissance, Information & Recherche d’IDEWE (service externe pour la prévention et la protection au travail) a étudié le lien entre le télétravail et le bien-être.
« Nous nous sommes posé la question suivante : la fréquence du télétravail et la distance, qui augmente ainsi par rapport au travail, ont-elles un impact négatif sur l’implication des travailleurs et existe-t-il un risque accru, entre autres, de burn-out ? »
« Qu’en est-il ressorti ? Ce n’est pas tellement le nombre de jours où quelqu’un travaille à domicile qui importe mais bien la façon dont le travail est organisé. L’encadrement est crucial.
Les travailleurs doivent avoir le sentiment qu’ils restent malgré tout concernés par les décisions et peuvent faire leur travail en tout autonomie. Il doivent également savoir clairement ce que l’on attend d’eux. »
Ce n'est pas tellement le nombre de jours que quelqu'un travaille à domicile qui importe. C'est l'encadrement qui compte
Skype ? Oui, mais...
Mettre des moyens IT à disposition. N’est-ce pas suffisant comme encadrement ?
« Avoir accès à Skype sur son ordinateur ne suffit pas pour garantir la communication et l’implication. Vous devez structurer votre organisation en fonction du télétravail et créer une culture de concertation. Les moyens de communication modernes ne sont pas un but en soi mais ils soutiennent une politique. »
« Vous devez tout d’abord prendre des accords et, seulement ensuite, vous prévoyez les moyens nécessaires. Fixez les objectifs conjointement avec votre équipe et regardez comment vous allez les réaliser au sein du contexte du télétravail. Ici, le supérieur hiérarchique joue un rôle important pour coacher et soutenir. »
Est-ce envisageable pour des PME où les équipes sont plus petites et où l’absence d’un membre de l’équipe se fait particulièrement sentir ? « L’avantage d’une PME réside justement dans les liens plus étroits avec le supérieur hiérarchique et entre les membres de l’équipe. Dans le cas de grandes entreprises, le dicton ‘loin des yeux, loin du cœur’ s’applique peut-être plus rapidement à un télétravailleur. »
L'avantage d'une PME réside justement dans les liens plus étroits avec le supérieur hierarchique et entre les membres de l'équipe
Restez flexible
Les entreprises doivent-elles mettre sur pied une politique de télétravail qui s’applique à tous ?
« Je ne crois pas en des règles rigides, imposées unilatéralement. Selon la fonction et le type de travail, le télétravail peut être organisé autrement. Le supérieur hiérarchique et le collaborateur doivent discuter ensemble et fixer leurs attentes réciproques. Dans cette histoire, on oublie encore trop souvent que le collaborateur a également droit à la parole. Le télétravail est basé sur un dialogue. »
« Parlez de ce que vous attendez l’un de l’autre sur le plan des objectifs, de la tâche, de l’accessibilité et de la disponibilité. Certaines entreprises ferment l’accès au serveur de 17 heures à 8 heures. Le collaborateur ne dispose dès lors plus de l’autonomie requise. »
« Vous pouvez par exemple convenir qu’un(e) collaborateur(trice) va rechercher ses enfants à l’école à 15 heures, est indisponible pendant un certain laps de temps et se remet ensuite au travail à 20 heures. C’est parfaitement possible pour les travailleurs qui n’ont aucun contact avec des clients, non ? »
Prendre des accords et faire preuve de flexibilité : lorsque le travail le permet, il peut réellement en résulter une situation gagnant-gagnant.
C’est ainsi que fonctionne le télétravail dans une PME: 7 conseils pour que le télétravail fonctionne dans une PME
1. Structurez votre organisation en fonction du télétravail
Le télétravail s’inscrit dans une culture d’entreprise qui stimule la responsabilité, l’autonomie, le droit à la parole et une communication ouverte. Au sein de cette culture, déterminez votre politique relative au télétravail.
2. Veillez à ce que vos dirigeants assument pleinement leur rôle
Ils coachent et soutiennent les télétravailleurs et leurs équipes afin qu’ils restent impliqués et réalisent les objectifs.
3. Concertation avec l’équipe
Que souhaitons-nous atteindre ? Comment pouvons-nous continuer à communiquer de manière optimale ? Une concertation d’équipe hebdomadaire est-elle nécessaire au bureau ?
4. Dialoguez avec le télétravailleur et prenez des accords clairs
- Concernant les objectifs, la tâche, la fréquence du télétravail, la disponibilité, l’accessibilité et les moyens de travail.
- Restez flexible : selon la fonction et le type de travail, le télétravail peut être organisé autrement.
5. Fixez les accords sur papier
- En cas de doute, vous saurez à quoi vous référer.
- Pour être en ordre d’un point de vue juridique, établissez un contrat de télétravail.
- Fixez les accords pratiques dans une politique
- Quel type de travail
- Quand le télétravail est-il possible et quand ne l’est-il certainement pas
- Enregistrement des heures
- Rapidité de réaction à des e-mails et à des appels téléphoniques
- Instruments de travail
- Indemnité des frais pour le bureau à domicile
- Vous avez le droit de mettre un terme au télétravail si votre collaborateur ne respecte pas les conditions
6. Procurez les moyens de travail et de communication nécessaires
- Gsm, ordinateur portable, connexion internet, éventuellement un logiciel spécialisé pour les télétravailleurs (accès au serveur, partage d’écrans...), Skype, Basecamp...
- Fournir des moyens IT et de communication ne suffit pas. Ils doivent faire partie intégrante d’une culture de concertation.
7. Remettez ces conseils à vos télétravailleurs
« Travaillez à la maison comme au bureau »
- Habillez-vous le matin comme si vous alliez au travail.
- Aménagez un lieu de travail distinct dans votre maison.
- Travaillez selon des horaires fixes et ménagez-vous des pauses à temps.