e-SoluTTions: veelgestelde vragen

U neemt contact op met uw vertrouwde consultant. Zij zal u onmiddellijk de aanloggegevens bezorgen per mail.

U neemt contact op met uw vertrouwde consultant. Zij stuurt u onmiddellijk de aanloggegevens naar deze specifieke medewerkers per mail door.

Uw consultant heeft u alvast op weg gezet. Voor vragen rond het praktische gebruik kan u steeds de online help functie raadplegen.

U logt na elke sessie volledig uit door te klikken op ‘Log out’. Expliciet afloggen is aanbevolen voor de veiligheid van uw sessie.

Bij ‘gebruiker’ klikt u op ‘paswoord aanpassen’. 

U kunt vervolgens uw paswoord wijzigen en de geheime controlevraag beantwoorden.

1. Internet toegang 
   - Http én https
   - Toegang tot de volgende url /e-soluttions/
2. Recente browser
   - Chrome, Firefox en IE9+ worden ondersteund 
   - De voorkeur browser is Chrome 
   - Javascript en cookies moeten toegestaan worden voor een correcte werking.

Selecteer één of meerdere tijdvakken in het planningsbord, klik op het pijltje (of klik op de rechter muisknop) en selecteer ‘Nieuw order’. Vul het order verder aan. Klik onderaan in het order op de knop ‘genereren’ om de tijdvakken zichtbaar te maken. Vervolgens ziet u de tijdvakken verschijnen. U kunt nu het order opslaan. 

U kunt alsnog het order annuleren via de knop ‘annuleren’. 

Ik klik op het pijltje (of ik gebruik de rechter muisknop) en ik kan geen nieuw order aanmaken. Hoe komt dit? 

Er kunnen twee redenen zijn. 
Enerzijds kunt u geen nieuw order aanmaken wanneer u een tijdvak in het verleden hebt geselecteerd. 
Anderzijds kunnen meerdere tijdvakken tegelijk in het planningsbord geactiveerd zijn. U dient dan eerst te klikken op het pijltje (of u gebruikt de rechter muisknop) en u selecteert de optie ‘Selectie leegmaken’. Hierdoor worden de tijdvakken gedeselecteerd. Vervolgens kiest u het juiste tijdvak en maakt u een nieuw order aan. 

Dit kan door in het order bij ‘aantal gevraagd’ het gewenste aantal in te geven.

In een order dient u steeds alle velden in te vullen zoals motief van tewerkstelling, tewerkstellingsplaats, werkrooster, …. . Zoniet is de knop ‘genereren’ niet zichtbaar.

Een order kopiëren of verlengen doet u door een tijdvak te kopiëren of te verlengen. U klikt op het pijltje (of u gebruikt de rechter muisknop) en u selecteert ‘Tijdvak kopiëren’ ofwel ‘Tijdvak verlengen’.

Ja, dit kan door de datum bij opmaak van het order in te stellen op een ganse maand. Nadat u de knop ‘genereren’ heeft aangeklikt, krijgt u een overzicht van alle tijdvakken van het order. 
Let op: Indien het order niet voor bepaalde dagen dient te worden aangemaakt, kunt u manueel deze dagen verwijderen door op het *trash* icoontje te klikken. 

In de module ‘planning’ is het loon niet zichtbaar. In de module ‘declaraties ‘ kunt u het loon wel zien.

Dit kan niet. Bespreek met uw consultant deze specifieke situatie.

Hier ziet u wie welke handeling voor het order heeft gesteld. 

Het order wilt mijn uurrooster niet aanvaarden. Hoe komt dit? Bij de opmaak van het uurrooster dient de ‘dubbele punt’ gebruikt te worden als scheiding tussen de uren en de minuten. vb. 12:30 

Dit kan zolang het aantal opgegeven uren per dag niet lager is dan het aantal uren voor die dag volgens het gekozen uurrooster. Eens het order verzonden is, kan er geen wijziging aan het order meer gebeuren.

Eens het order verzonden is, kan het niet meer worden gewijzigd.

Wanneer u een order aanmaakt, kunt u een kostenplaats en/of factuurreferentie toevoegen in het order. Deze gegevens vindt u dan later terug op uw factuur. 
Let op: een kostenplaats dient voorafgaand aangemaakt te worden door uw consultant.

Een order bevat één of meerdere tijdvakken, vb. een order van maandag tot vrijdag bestaat uit 5 tijdvakken. Een tijdvak is één vakje binnen een order met een concreet begin- en einduur. 

Een tijdvak verlengen is het verlengen van een order in de tijd, rekening houdend met de parameters die ingericht werden (vb. uurrooster) én binnen dezelfde werkafdeling en werkplek. 

Stel, u verlengt op vrijdag een tijdvak met uurrooster 6u-14u (vroege ploeg) én de inrichting geeft aan dat na een vroege ploeg een late ploeg volgt, dan zal het uurrooster in het verlengde tijdvak het uurrooster 14u-22u (late ploeg) aangeven. 

Bij het kopiëren van een tijdvak wordt er geen rekening gehouden met de ingerichte uurroosters. Het gekopieerde tijdvak is een exacte kopie van het originele tijdvak. 

Dat kan niet.

Ja. U selecteert één van de tijdvakken van het order, u klikt op het pijltje (of gebruik de rechter muisknop) en u selecteert ‘Order annuleren’. Een order annuleren is niet meer mogelijk wanneer het reeds verzonden werd. U dient dan contact op te nemen met uw consultant.

U kunt een tijdvak verwijderen zolang er geen persoon is ingepland. Het tijdvak verdwijnt dan van het planningsbord. Zodra er een persoon is ingepland, kan het tijdvak enkel nog geannuleerd worden. Het tijdvak blijft zichtbaar in het planningsbord, maar de naam van de uitzendkracht is doorstreept.

Er zijn twee mogelijkheden om orders te versturen. 

U wil één order verzenden. 
Op één van de tijdvakken van het order, klikt U op het pijltje (of gebruikt u de rechter muisknop) en u selecteert ‘Order verzenden’. 

U wil meerdere orders verzenden. 

Met de knop bovenaan links ‘batch verwerking’ kunt u alle orders tegelijk verzenden. U heeft ook de mogelijkheid om enkel die orders aan te vinken die u op dat ogenblik wilt verzenden. 

Een order kan enkel vanuit het extranet verstuurd worden als alle tijdvakken minstens 15 minuten in de toekomst liggen. 

Wanneer uw order nog een rode achtergrond heeft, betekent dit dat het order nog niet verzonden is. Zolang het aanvangsuur van het order meer dan 15 minuten in de toekomst ligt, kunt u het order nog verzenden.

Wanneer u een order heeft aangemaakt en het order niet tijdig verzendt, verdwijnt dit order uit het planningsbord zodra het aanvangsuur van het order minder dan 15 minuten in de toekomst ligt. 

Ja, u klikt op het pijltje (of u gebruikt de rechter muisknop) en u selecteert ‘Opmerking toevoegen’. Uw consultant ziet uw opmerking zodra u deze verzendt.

Ja. U selecteert één van de tijdvakken van het order, u klikt op het pijltje (of gebruik de rechter muisknop) en u selecteert ‘Matchen’. U kan dan zelf een uitzendkracht zoeken in de pool die vooraf door uw consultant werd ingericht. Eens u het order heeft verstuurd, kunt u zelf niet meer matchen.

Opdat u een persoon kan inplannen, dient uw consultant in de eigen database deze persoon eerst als startklaar toe te voegen aan uw pool en u de rechten toe te kennen om de persoon in te plannen. 

Indien u over de juiste rechten beschikt, kan u zelf ook een persoon aan een werkplek toekennen of van een werkplek loskoppelen. U kunt dit doen door eerst de persoon op te zoeken via ‘personen zoeken’ en vervolgens onder ‘werkplekken’ op *icon* te klikken. Nu kunt u de werkplekken van de persoon beheren.

Ja, u klikt bovenaan het planningsbord op de knop ‘Filter’. Vervolgens kan u een aantal parameters instellen.

Ja, u klikt bovenaan het planningsbord op de knop ‘Filter’. Vervolgens stelt u een aantal parameters in. Deze kan u nu bewaren door onderaan links op de knop ‘bewaren als’ te klikken.  

Wanneer u een filter bewaard heeft, kunt u ervoor kiezen om deze in te stellen als ‘default’. Dit betekent dat bij het openen van het scherm de als default ingestelde filter onmiddellijk actief is. U doet dit door ‘default’ aan te vinken.

Deze symbolen  en geven aan dat het contract niet werd aangemaakt of werd geannuleerd. Neem contact op met uw consultant.

Dit betekent dat er een onbeschikbaarheid bestaat voor de persoon die werd ingepland. Neem contact op met uw consultant.

Door te klikken op ‘Excel-icoon’ rechts bovenaan worden alle gegevens van het planningsbord in een Excelfile getoond. 

Tip : Stel eerst een ‘filter’ in. Vervolgens zullen de gegevens die dan zichtbaar zijn in het planningsbord ook als informatie aanwezig zijn in de Excelfile.

Hier kunt u alle personen terugvinden die door uw consultant of door uzelf werden toegewezen aan uw pool. 

Deze optie is zichtbaar wanneer u over de juiste rechten beschikt.

Onder de kolom ‘dossier’ klikt u naast de naam van een persoon op . Hier kunt u de gegevens van de persoon bekijken en/of wijzigen.

Onder de kolom ‘werkplekken’ klikt u naast de naam van een persoon op *icon*. U plaatst een vinkje bij account, werkafdeling of werkplek in functie van de verschillende pools waaraan u de uitzendkracht wil toevoegen. Bij het matchen op een order zal deze persoon vervolgens zichtbaar zijn in de poollijst voor de gekoppelde account, werkafdeling en werkplek. U kunt een persoon aan meerdere werkafdelingen en -plekken koppelen.

Bovenaan links ziet u de knop ‘Historiek’. Hier ziet u wie welke acties heeft ondernomen om te komen tot de verwerkte declaratie. 
Via het pdf-icoon krijgt u een beeld van de declaratie-inhoud zoals die door u werd doorgestuurd ter verwerking.

U kunt steeds een document toevoegen ter verklaring van een bepaalde kost. U kunt deze uploaden via  achteraan een declaratieregel.

De vermelding van deze afwezigheden is informatief. U dient zelf de declaratie nog aan te passen via ‘Declaratie wijzigen’. 
Indien u geen aanpassingen doet, dan worden alle contractuele uren verloond en gefactureerd.

U klikt op ‘declaratie-wijzigen’. Hier kunt u de contractueel voorziene uren aanpassen door een afwezigheid op te geven voor één of meerdere uren/dagen. 

vb. Voorziet het uitzendcontract 8 uur, dan moeten er ook 8 uren gedeclareerd worden. Wanneer vb. de uitzendkracht slechts 6 van de 8 uren gewerkt heeft, dan declareert u 6 uren als gewerkt en 2 uren als niet gewerkt, met reden van afwezigheid. U doet dit via *icon* achteraan de declaratieregel. 

vb. Voorziet het uitzendcontract 8 uur, maar de uitzendkracht heeft niet gewerkt. Laat het vermelde uurrooster gewoon staan en selecteer voor die dag de reden van afwezigheid. 

Indien u aanpassingen gemaakt heeft, klik dan zeker op *refresh kosten icon* zodat de wijzigingen automatisch ook doorgevoerd worden op de bijhorende kosten. 

Klik vervolgens op ‘Opslaan’ om de wijzigingen te bewaren. 

Indien u verdere verduidelijking wenst te geven, dan kunt u klikken op ‘Opmerking toevoegen’ bovenaan links.

Via deze knop worden wijzigingen in de uren automatisch doorgevoerd op de bijhorende kosten. 
vb. U geeft prestaties in op een feestdag, u past het aantal gepresteerde uren aan 
Bij het klikken op *refresh kosten icon* zullen deze wijzigingen ook doorgevoerd worden in de kosten.

Met deze knop wordt het ‘aantal’ bij de kosten afgeleid in functie van de eenheid (uur, dag, …). 
vb. Indien het een kost per uur betreft, dan zal met deze knop het ‘aantal’ overgenomen worden zoals het aantal ingevulde uren bij prestaties.

Voorziet het uitzendcontract 8 uur, dan moeten er ook 8 uur gedeclareerd worden. Wanneer vb. de uitzendkracht slechts 6 van de 8 uren gewerkt heeft, dan declareert u 6 uren als gewerkt en 2 uren als niet gewerkt, met reden van afwezigheid. 
U dient steeds een reden van afwezigheid op te geven voor de niet-gepresteerde uren! 

Klik op 'refresh kosten' en sla de gemaakte wijzigingen op. 

Ja, via ‘declaratie wijzigen’ kunt u deze halve dag afwezigheid opgeven. 

vb. Het uitzendcontract voorziet 8u (8-16u), maar de uitzendkracht heeft slechts in de voormiddag gewerkt, in de namiddag was hij ziek. 

• u past het werkrooster aan naar 8-12u; 
• u maakt een 2de regel aan via de ‘dupliceer’- knop; 
• u geeft op de 2de regel 12-16u in met als reden afwezigheid ‘Ziekte’; 

Klik op 'refresh kosten' en sla de gemaakte wijzigingen op.

U laat het vermelde uurrooster staan. U noteert niet 0, maar selecteert voor die dag de reden van afwezigheid. Bij een ‘afwezigheid door ziekte’ dient het attest bezorgd te worden aan de consultant. 

Klik op 'refresh kosten' en sla de gemaakte wijzigingen op. 

Dit is niet mogelijk. Het beginuur mag wettelijk gezien niet vroeger vallen dan het beginuur van de overeenkomst. 
Neem contact op met uw consultant om deze situatie te bespreken. 

Indien de uitzendkracht gewerkt heeft op een feestdag, dan moet u dit ingeven via ‘Declaratie wijzigen’. U kan de gepresteerde uren toevoegen via de ''+'' knop achter de regel van de feestdag. Er wordt dan een blanco-regel getoond waarop u de uren kan ingeven. Vervolgens klikt u op [refresh kosten] en u slaat de gemaakte wijzigingen op. 
Wanneer de uitzendkracht niet gewerkt heeft op de feestdag, dan hoeft u geen actie te ondernemen. 

U klikt op ‘Opmerking toevoegen’ bovenaan links.