Le processus d’onboarding ne se limite pas à la période qui précède la première journée de travail. De la signature du contrat au moment où le travailleur trouve ses marques – quelles sont les étapes du processus d’onboarding?
Le processus d’onboarding se compose de plusieurs phases. Avec notre collègue Annelies Vanden Houte, Senior Learning Advisor, nous avons passé en revue cette ligne du temps. Nous vous donnons quelques conseils pratiques pour accueillir votre nouveau/nouvelle collègue – même pour les PME!
Pre-boarding: l’apéritif de l’onboarding
Vous venez d’engager quelqu’un. Super ! Peu importe que votre nouveau/nouvelle collègue commence la semaine prochaine ou dans 3 mois : utilisez ces conseils pour lui réserver un accueil chaleureux lors de sa première journée de travail.
1. Attentes réalistes
Avoir des attentes qui ne sont pas réalistes peut vite gâcher le plaisir au travail. Soyez donc clair sur les tâches à effectuer et sur la manière dont elles peuvent évoluer, et soyez transparent sur le cadre du travail. L’honnêteté paie toujours!
« Donnez de la structure à votre personnel », ajoute Annelies Vanden Houte. « Vos collaborateurs doivent savoir où ils commencent, quel est leur premier jour de travail, à quelle heure ils commencent. Vous signez le contrat aujourd’hui? Prévoyez donc tout de suite un aperçu clair de tout le processus d’onboarding. »
2. Feedback, feedback, feedback
En tant que manager ou expert en RH, le feedback est votre allié depuis longtemps. Pensez donc à demander à votre futur collègue ce qu’il/elle pense du processus de recrutement et ce que vous pouvez encore améliorer. Quelqu'un qui vient de vivre tout le processus aux premières loges peut vous en parler!
3. Fier de travailler ici
Vos collaborateurs sont les représentants de votre entreprise. Donnez déjà quelques gadgets promotionnels à votre nouveau/nouvelle collègue (stylo, tote bag, parapluie…). C’est un bon moyen de lui montrer votre reconnaissance et d’accueillir votre collègue dans l’équipe. Il/elle pourra également emporter ces articles pratiques partout. Image employeur, check!
4. La première étape
Ajoutez votre nouveau/nouvelle collègue à votre réseau LinkedIn. Et laissez vos autres collaborateurs en faire de même.
Invitez-le/la également à l’avance aux réunions ou activités sociales avec les collègues. De quoi lui permettre de connaître les ficelles de l’entreprise et bâtir une confiance mutuelle.
Premier jour de travail: bienvenue!
Après un processus de pre-boarding enrichissant, le jour J est enfin arrivé: le premier jour de travail. Il y a différentes façons d'accueillir chaleureusement votre nouveau collègue.
1. Connaître:
Les nouveaux collaborateurs doivent avoir quelques informations de base dès le premier jour de travail. Où se trouve l’imprimante? À quelle heure prend-t-on la pause déjeuner ? Comment téléphoner en interne?
Tous les aspects pratiques doivent être réglés. Connexion internet, portable, badge? Check ! Dans le cas de l’onboarding en ligne, envoyez tout à temps de manière à ce que votre collègue puisse se mettre à travailler dès le premier jour.
Profitez-en pour montrer à quoi ressemble une journée de travail normale. « Voici le réfectoire. Les toilettes se trouvent ici et tu peux aller voir Peter pour faire une partie de ping-pong! ».
Connaître le nom de tous les collègues après un jour est peut-être trop ambitieux. Rien de tel qu’une petite discussion avec plusieurs collègues pour avoir une image plus claire de la vie au travail et savoir qui s’occupe de quoi.
2. Pouvoir:
Il faut pouvoir parler du contenu de la fonction et des attentes et passer en revue les compétences de base, même si c’est de manière superficielle.
Prévoyez déjà le premier jour quelques exercices pratiques et réunions avec les managers, le parrain/la marraine et les coaches. Est-ce que tout est bien clair? C’est maintenant que vous pouvez le vérifier.
3. Vouloir:
L’attitude est l’élément le plus important. Le fait de vouloir mettre en pratique ce qu’ils ont appris. Lorsqu’ils repartent le sourire aux lèvres, satisfaits de leur choix. Lorsqu’ils peuvent s’identifier aux autres collègues: « moi aussi, je veux être comme ça ».
Un bon petit-déjeuner ou une petite carte sur le bureau? C’est peut-être un détail pour vous, mais pour votre collègue ça veut dire beaucoup!
Les premiers mois: continuez de les coacher
Le processus d’onboarding ne se limite pas à la première journée de travail. Les mois suivants, assurez-vous que le travailleur se sente intégré et à sa place.
À présent, il ne vous reste plus qu’à enseigner à vos collaborateurs toutes les compétences nécessaires pour exceller dans leur travail. « Mais vous pouvez aussi vous attaquer à la discrimination ou vous concentrer sur l’autonomie. Il s’agit d’un équilibre entre acquérir des compétences et les mettre en pratique au travail » explique Annelies. À vous de voir si vous voulez passer par un coaching externe ou interne de collègue à collègue!
Encore une fois, l’heure est au feedback! C’est là le moteur dans chaque entreprise. Continuez donc de donner et de demander du feedback, même après le processus d’onboarding. « Qu’avez-vous appris? », « Comment vous sentez-vous chez nous? », « De quoi avez-vous besoin pour améliorer votre expérience au travail? ».
«Difficile de dire quand un parcours d'intégration prend fin. Pour moi, on parle de réussite lorsque les collaborateurs se sentent bien et arrivent à se projeter. Peu importe qu'ils connaissent parfaitement leur job ou non. Quand on veut, on peut.»
Accueillir votre nouveau/nouvelle collègue avec un processus d’onboarding réussi et complet?
Prêt pour un onboarding adapté à votre entreprise? Grâce à notre ligne du temps de l'onboarding, vous savez déjà quels conseils appliquer et à quel moment. Téléchargez notre plan par étape pour l'onboarding et mettez-vous au travail!