L’onboarding en ligne, ou quand on accueille une nouvelle recrue à travers un écran. Tout à fait différent d’une rencontre physique, donc. À quoi faut-il être attentif ? Et comment faire en sorte que l’accueil reste chaleureux ? Nous aussi, nous avons dû switcher rapidement du physique à l’online. Qu’avons-nous appris ? Nous vous partageons nos astuces !
« Faire commencer nos nouveaux consultants sans onboarding ? Inenvisageable ! »
C’est ce qu’affirme Mieke Buyens, learning officer chez Tempo-Team. Logique, il n’est pas question de faire commencer de nouveaux collègues sans les accueillir chaleureusement et leur donner des informations de base sur leur fonction et leur entreprise. C’est pourquoi nous organisons régulièrement des séances d’onboarding.
Avant le coronavirus, les nouvelles recrues se rendaient à notre siège pour y être immergées dans leur fonction et dans l’univers Tempo-Team. Aujourd’hui, cet onboarding se déroule en ligne.
De trois jours au siège à Google Hangouts
« Juste avant le confinement, une telle formation de trois jours était justement programmée. La première journée a pu se dérouler de manière classique, mais ensuite nous avons dû passer à toute vitesse à une version en ligne. »
« Depuis, nous avons décidé d’accueillir les nouveaux collègues en ligne au moins jusqu’à la fin de l’année. »
Qu’a appris Mieke sur le passage au numérique ? Et comment rend-elle un tel accueil en ligne presque aussi chaleureux qu’un onboarding physique – avec son petit déjeuner, ses pauses café conviviales et les possibilités de discussions informelles ?
1. Rassurez vos participants
Une formation en ligne de trois jours, c’est nouveau et pas spécialement évident pour de nombreux participants. Alors veillez à :
Envoyer un e-mail avant la formation
Indiquez quels outils vous allez utiliser et leur fonctionnement. Partagez des astuces et un numéro de téléphone auquel on peut vous joindre en cas de problème de connexion.
Donner quelques consignes claires
Sur ce qu’on fait en cas d’interruption de la connexion internet. Ou sur le timing pour faire un exercice ou regarder une vidéo : « Vous avez 20 minutes, ensuite on se revoit en ligne. »
Relativiser ? Oser une blague ? Bien sûr !
C’est le formateur qui définit le ton. Une communication positive et chaleureuse, voilà le mot d’ordre. Expliquez aux participants que ce n’est pas un drame si à un moment donné, on les dérange chez eux. Et qu’ils vont recevoir beaucoup d’information, qu’on ne s’attend pas à ce qu’ils maîtrisent tout après ces 3 jours.
2. Plus c’est varié, mieux c’est
L’onboarding en ligne est plus statique et fatigant qu’une séance en live. Pour garder un peu de dynamisme, il s’agit de varier autant que possible les formes d’apprentissage.
Outre les explications du formateur, prévoyez aussi :
- Des vidéos.
- Du brainstorming avec Google Jamboard (Whiteboard dans Zoom). Les participants peuvent y coller des post-its, ou le formateur peut prévoir des post-its et les faire ranger dans le bon ordre ou dans la bonne catégorie.
- Des exercices en petits groupes dans des Hangouts séparés. En tant que formateur, vous pouvez faire virtuellement le tour des groupes et partager des conseils.
- Des quiz en groupe, ou par chat ou Kahoot! Demandez aux participants de se poser les uns les autres 3 questions sur un sujet.
Les moments actifs sont essentiels pour la dynamique de la séance et l’implication des participants.
3. Donnez la parole à tout le monde
Face à un écran, les gens ont tendance à réagir moins spontanément. Mais s’ils sentent qu’il y a du temps pour chaque personne, ils se sentiront plus à l’aise et vous obtiendrez plus d’interaction. En outre, cela crée une ambiance plus chaleureuse.
4. Vous avez encore des questions ?
Vous avez bouclé un sujet ? Demandezsi tout est clair ou s’il y a encore des questions. Faites-le même à l’issue d’un brainstorming qui a généré beaucoup d’interaction. Demander des réactions en ligne, c’est encore plus important que dans une formation classique.
Pensez aussi à résumer brièvement ce qui a précédé, ou parcourez les principaux points à l’aide d’un quiz. Une personne qui s’est déconcentrée pourra alors reprendre le fil. À la fin de la journée, posez la question suivante : qu’est-ce que vous retenez de cette journée
5. Qu’en as-tu pensé ?
Le feedback, c’est essentiel pour améliorer encore votre processus d’onboarding. Après la formation, nous sondons nos participants par le biais d’un Google Form anonyme. Cela nous apprend beaucoup.
6. Et après l’onboarding ?
Sur notre plateforme de formation en ligne Learnit, nos nouveaux collègues peuvent approfondir à leur rythme les connaissances acquises lors de l’onboarding.
Des learning coaches suivent les nouvelles recrues au cours des 8 mois suivant leur formation chez nous. À la fois pour leur donner des explications supplémentaires et leur offrir un appui. Quand les nouveaux collègues butent sur un obstacle, par exemple.