Même quand on télétravaille, il y a des réunions. Elles se font par visioconférence (ou conference call) : de préférence avec le client à l’image. Parfois ces réunions en ligne se passent bien, parfois elles déraillent complètement. La clé du succès ? La « conf call étiquette » !
Une visioconférence, c’est comme se rendre dans un restaurant étoilé : ça fait chic, mais ça apporte son lot de stress pour beaucoup d’entre nous. Si tu n’en connais pas bien les règles ou les usages, cela peut te mettre mal à l’aise. Voilà pourquoi nous partageons ici avec toi la « conf call étiquette ». Avec ces quelques astuces, la visioconférence devient un jeu d’enfant !
À FAIRE : pars des mêmes bases. Que vous vous rencontriez dans une salle de réunion ou sur ton écran d’ordinateur, les ingrédients d’une bonne réunion restent les mêmes. Choisis un animateur, établis l’ordre du jour, convient d’une heure de début et garde un œil sur le temps qui passe.
À FAIRE : connais ta technologie. Installe et explore en temps utile le programme que tu dois utiliser (Skype, Zoom, Webex…), prévois un casque pour ne pas déranger tes cohabitants, et découvre comment activer et désactiver ton image et ton son.
À FAIRE : coupe ton micro quand tu n’as pas la parole. Tes collègues n’ont pas besoin d’entendre le chien des voisins ou l’ambulance dans la rue. Et tant que nous parlons de bruits dérangeants : appelle depuis un endroit silencieux, loin de la télé et de la radio. Préviens également la maisonnée : ce n’est pas le bon moment pour travailler leur solo de batterie.
À FAIRE : allume ta caméra. Tu préfères secrètement les bons vieux appels téléphoniques aux appels vidéo ? Tu trouves que tes collègues ne doivent pas savoir où tu habites et ce que tu as chez toi ? Dommage... Tu ne peux pas être le/la seul(e) à couper ta caméra pendant une réunion en ligne. Se voir mutuellement suscite la confiance. Veille à ce que ce soit mutuel.
À FAIRE : n’oublie pas que tu es à l’image. Dans une salle de réunion classique, la plupart des gens regardent la personne qui parle. Quand tu n’as pas la parole, tu peux bâiller sans que personne ne le remarque. Pendant un appel vidéo, tu es non-stop sur l’écran de tout le monde. Vite un petit coup de déo ? Un petit exercice de stretching ? Un doigt dans le nez ? Mauvaise idée ! Ce n’est d’ailleurs jamais une bonne idée de te curer le nez !
À FAIRE : sois bref(/ève) et concis(e). Parler en même temps, des silences pesants, 3 personnes qui prennent la parole au même moment... Ce genre de couacs arrive souvent dans les visioconférences. Limite-les au maximum en étant bref(/ève) et concis(e) et en n’interrompant pas les autres. Demande la parole avec des gestes : lève par exemple la main ou montre du doigt la personne à laquelle tu souhaites répondre. Tu as une question pour quelqu’un ? Appelle cette personne par son nom.
À FAIRE : rejoins la réunion 5 minutes à l’avance. Ceux qui arrivent en retard à une réunion physique peuvent invoquer un prétexte : les embouteillages, une déviation, un pneu crevé... Ces échappatoires ne fonctionnent pas pour les télétravailleurs. Épargne à tout le monde un spectacle gênant et rejoins la réunion à temps, c’est-à-dire : 5 minutes avant l’heure convenue.
À FAIRE : réserve un peu de temps pour le bavardage. Discute un peu avec tes collègues après la réunion. Comment ça se passe à la maison ? Sur quels autres projets travaillent-ils ? À quoi pensent-ils ? Il est important en toutes circonstances d’entretenir de bons contacts avec tes collègues, mais c’est encore plus vrai en quarantaine. Les gens sont des êtres sociaux : nous devons encore plus nous soucier les uns des autres en confinement.
PS : Fais gaffe aux sièges en cuir pendant les visioconférences. Ils craquent quand tu changes de position et ce bruit est ... incongru. Et bien que cela puisse te paraître tentant : ne consulte pas les offres d’emploi pendant que tu es à l’image !