Si vous voulez que le fluency, le nouvel équilibre travail-vie privée, fonctionne, l’aménagement traditionnel de l’espace de travail ne suffit plus. Comment créer un environnement qui facilite le travail flexible et favorise la collaboration et la créativité ?

Le fluency, cette fusion des sphères du travail et de la vie privée, implique plus de flexibilité dans le travail. Alors que nos emplois deviennent toujours plus mobiles et peuvent s’effectuer à domicile, le bureau est de moins en moins un lieu où on reste de 9 à 5 pour ‘faire ses heures’.

Le Nouveau Travail exige un environnement où les travailleurs peuvent choisir eux-mêmes comment ils travaillent et se détendent. Cela implique aussi que chaque objectif, job et fonction requièrent un espace et un aménagement différents.

Le Nouveau Travail va donc de pair avec un Nouvel Environnement de Travail, un environnement au service de votre organisation.

1. Stimulez les interactions et la créativité

Grâce à la technologie qui ne nous cloue plus à un lieu de travail fixe, nous voyons ‘le bureau’ de plus en plus comme un espace de rencontre.

Comme un lieu de collaboration, de partage d’idées et de créativité. Avec sa propre équipe, mais aussi avec d’autres équipes et départements.

Vous souhaitez rassembler les gens en ‘communautés’ autour de certains thèmes, projets ou missions ? Stimuler le réseautage ? Votre organisation évolue elle aussi de fonctions fixes à plus de rôles temporaires ?

Ne croyez pas qu’un bureau paysager suffit à stimuler une communication ouverte.

Facilitez la mobilité de vos collaborateurs et par là, les rencontres. Prévoyez des salles de réunion, mais aussi des lieux où faire un point rapide, échanger des idées et se consulter, debout ou assis.

2. Prévoyez des espaces de silence

À d’autres moments, vos collaborateurs ont plutôt besoin de concentration que d’interaction. Ils veulent se plonger dans un dossier, terminer une tâche ou téléphoner en toute tranquillité.

Dans les bureaux ouverts, le bruit nuit sérieusement à la concentration et à la productivité. Il contribue aussi au stress et sape notre énergie.

Poser une question rapide, discuter plus longuement ou appeler un client : qu’est-ce qu’on peut faire dans l’open space et quand faut-il aller dans un espace séparé ? Prévoyez des règles claires en la matière.

Tout aussi important : mettez à disposition dessilent rooms ou espaces de silence. Dans ces espaces séparés, les gens peuvent travailler et téléphoner en toute tranquillité et confidentialité.

3. Offrez un break au cerveau

En prévoyant des moments de repos pour son cerveau, on améliore son bien-être et sa productivité. Donc oui, faire des pauses au boulot, ça marche.

Et les papotages à la machine à café sont à encourager.

Ou faites un peu de place pour un baby-foot, comme nous l’avons fait à notre siège. Créez un coin lounge, avec, pourquoi pas, la possibilité de jouer à des jeux vidéo : un atout qui ne manquera pas de plaire à la génération Z.

Dans l’environnement de travail idéal d’aujourd’hui, le travail et la détente vont de pair. C’est ça, la fusion, le fluency. Veillez à ce que votre culture d’entreprise accepte ces coupures dans le travail.

4. Incitez votre personnel à bouger

Nous restons trop assis lors d’une journée de travail. Conséquence : nos fonctions cognitives ralentissent, parce qu’il y a moins d’afflux de sang et d’oxygène frais vers notre cerveau. Alors veillez à aménager l’espace de travail de façon à faciliter le mouvement.

Aviez-vous déjà pensé à un parcours d’appel téléphonique ? Il s’agit d’un parcours tracé au sol que les gens peuvent suivre pendant qu’ils passent un coup de fil. Quant aux réunions en petit comité, elles peuvent très bien se faire en marchant. Ou tentez les tables hautes : on y travaille debout et on renforce ainsi ses muscles dorsaux.

Partir se balader pendant la pause midi, voilà une autre idée active. Ou peut-être vos collaborateurs préfèrent-ils se détendre en faisant une partie de tennis de table ? Au fait - tant qu’à effacer les frontières entre le travail et la vie privée - pourquoi ne pas offrir une réduction pour des salles ou clubs de sport du quartier ? Ou de l’aide dans les tâches ménagères, afin que vos employés puissent consacrer un peu plus de temps au sport et à la détente ?

5. Smart office : intégrez la technologie intelligente

‘Un ordinateur avec un toit’ : c’est ainsi qu’on qualifie The Edge, le siège de Deloitte à Amsterdam. Une application sur leur smartphone permet aux collaborateurs de savoir ce que prévoit leur planning, où se trouvent leurs collègues (il n’y a pas de lieux de travail fixes) et où ils peuvent travailler. L’appli leur sert aussi à régler la lumière, la température et même la hauteur de leur chaise.

Avouons-le : c’est particulièrement ambitieux. Mais les digital natives attendent de vous que vous intégriez la technologie de manière intelligente à l’espace de travail. Cette idée d’une application qui règle tout peut aussi être utilisée partiellement : pour vérifier le planning ou pour réserver une salle de réunion, par exemple.

Une technologie bien intégrée favorise un travail plus efficace et plus agréable. Pensez à des solutions smart comme la possibilité de transférer les contenus de son laptop ou smartphone vers un écran de présentation, sans connexions complexes.

6. Impliquez vos collaborateurs

Pouvoir choisir soi-même comment on travaille le mieux à tel ou tel objectif, c’est une forme d’autonomie dont les travailleurs d’aujourd’hui ont besoin pour être heureux sur le plan professionnel.

Dès lors, ne laissez pas au seul management ou facility manager le soin de concevoir et aménager l’environnement de travail.

De quoi ont besoin vos collaborateurs pour un environnement de travail sain, où ils se sentent bien ? Posez-leur la question. Voilà une initiative que les RH peuvent certainement prendre.

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