Entre deux collègues, cela se passe plutôt bien. Mais une réunion vidéo en plus grand nombre ne peut se passer de ces conseils pratiques.
- ‘TU ES ENCORE EN MUTE !’’
- ‘Que dis-tu ? Je t’entends mal, ça coupe.’
- ‘Vous me voyez ?’
- ‘Maintenant oui.’
- ‘Pardon, non, toi d’abord, vas-y, non, toi.’
- ‘On ne te voit plus qu’à moitié.’
- ‘Un instant, mon téléphone sonne.’
En cette période de coronavirus, nous apprenons tous tant bien que mal à mener des réunions vidéo. Ou peut-être le faisions-nous déjà, mais il faut s’habituer à de grandes réunions avec de nombreuses personnes.
À deux devant un écran, on s’y retrouve assez vite. Avec toute l’équipe, c’est un peu différent. Cela requiert des règles et même une étiquette. Une bonne préparation, la technologie adéquate et des règles claires : cela fait toute la différence.
Optez pour les bons outils
Si votre service ICT n’a pas encore fait de choix, voici d’excellentes solutions:
- Pour de grandes réunions - jusqu’à des dizaines de personnes
ZOOM et Teams de Microsoft - même à des centaines de personnes - Tout aussi facile, pour de plus petites réunions
Skype, le classique - Sans téléchargement, sans compte
Whereby fonctionne sur tout type d’appareils - Pratique quand on travaille déjà avec Google
Google Hangouts Meet (dans la G Suite) et Google Duo pour les téléphones mobiles, comme FaceTime pour iOS.
Et pour vos apéros virtuels entre collègues, le vendredi après le travail ? HouseParty est à conseiller ; l’outil fonctionne tant sur votre laptop que sur votre smartphone et vous aide à séparer un peu travail et vie privée.
Attention au phishing
La cybercriminalité est en hausse, à cause du coronavirus justement.
Communiquez clairement sur l’appli que vous utilisez et prévenez vos collègues du danger des fausses invitations à des réunions. Celles-ci peuvent ressembler très fort à celles que vous vous envoyez, mais elles mènent à des sites qui veulent dérober des données ou installer du software de hacking (phishing).
Plus d’infos sur https://safeonweb.be/fr.
Ne laissez pas le bruit vous perturber
Une bonne qualité de son est essentielle pour le bon déroulement d’une réunion vidéo. Bien plus qu’une image ultra-précise qui permet de bien admirer la déco de vos collègues, vraiment.
Cela vous épargnera du temps et de la frustration. Dès lors :
- choisissez un endroit chez vous où la connexion internet est bonne
placez éventuellement un amplificateur WiFi au seul endroit où vous pouvez travailler sans être dérangé-e. - placez votre laptop sur un support bien plat et stable
vos genoux ou des draps, par exemple, peuvent créer des bruits irritants ou étouffer subitement le son. - vous utilisez une tablette ou un GSM ?
fixez votre appareil ou vous donnerez le tournis à vos collègues. - utilisez des écouteurs ou un casque munis d’un micro
le son n’en sera que plus clair pour tous, et les bruits de fond seront réduits - parfait pour la concentration ! - veillez à ne pas être dérangée
installez-vous dans un espace séparé et prévenez vos (petits et grands) cohabitants de ne pas vous déranger. - quand on n’a pas la parole, on se met en mute
pour éviter les bruitages comme des toussotements ou des déplacements de chaises, et pour favoriser une meilleure discussion (voir plus loin).
Préparez-vous au mieux
La vidéo et le contexte de télétravail déformalisent un peu le tout, mais comme pour chaque réunion partagez à l’avance votre sujet, l’objectif et le timing. Mais aussi les règles et les conseils, comme ceux que vous trouverez dans cet article.
Tout le monde se connecte 5 minutes à l’avance. Cela permet de solutionner des soucis techniques ou de vérifier le son et l’image. Ou encore de prendre des nouvelles de ses collègues.
Si vous menez la réunion, commencez par expliquer l’intention et l’objectif de la réunion. Vous prendrez le rôle de modérateur et coordonnerez les prises de parole et la discussion. Explicitez cela.
Accordez clairement la parole
La cacophonie survient plus vite qu’on ne le pense. Ne fût-ce que parce qu’on rate beaucoup de langage corporel indiquant si c’est le moment ou non de prendre la parole.
Dès lors, quand on n’a pas la parole, on doit couper son micro (mute). C’est au modérateur de donner la parole. Mettez-vous d’accord sur un signe clair pour demander la parole. N’intervenez que quand on vous la donne.
Limitez les possibilités de distraction : pas de téléphones aux alentours, et on essaie de rester concentré-e sur la réunion. Fermez les autres programmes et votre navigateur. Le multitasking, cela ne fonctionne pas, et encore moins en réunion vidéo.
Certaines applis ne tolèrent qu’une seule source de son et basculent automatiquement vers l’image qui produit du son. Si vous n’êtes pas sur mute, vous pouvez involontairement interrompre quelqu’un.
Assurez-vous de pouvoir vous voir dans un coin d’écran. Pas pour vous contempler sans cesse, mais pour mieux vérifier ce que les autres voient de vous ; et ce que vous faites. Cela peut paraître stupide, mais ce n’est pas le moment de se curer inconsciemment le nez. ;-)
Surveillez votre planning
Respectez le timing prévu et ne remplissez pas vos journées de réunions vidéo. Elles demandent plus de concentration que vous ne le pensez et peuvent s’avérer fatigantes. Prévoyez des pauses entre vos rendez-vous et limitez leur nombre par jour - même si cela paraît si facile de passer d’une réunion à l’autre, comme il ne faut plus se déplacer.