Rekrutering hertekenen met design thinking

Met ‘design thinking’ kunt u rekrutering - geheel of gedeeltelijk - hertekenen en aanscherpen. Ons doel? Een pak kandidaatgerichter worden, want de schaarste vraagt erom.

Moment. Design thinking?

Ja, er wordt makkelijk met die term gegooid online, en, nee, u hoeft geen Scandinavische meubelontwerper te worden. Denken als designer heeft trouwens weinig met het eindproduct te maken.

Het is vooral een frisse manier om naar pijnpunten te kijken.

Net omdat ze tot onverwachte inzichten kan leiden, vindt ze vandaag ook ingang in niet design-gerelateerde domeinen. Bijvoorbeeld in rekrutering.

Concreet, nu. Stel dat u op dit probleem stoot: tijdens de verwerking van alle input na het eerste gesprek met een kandidaat, haakt hij/zij af. En dat gebeurt wel meer, is de feedback die u krijgt.

Laten we daar eens design thinking op los. U krijgt van ons 8 stappen, maar weet dat het er soms minder kunnen zijn, en dat ze vaak door elkaar kunnen lopen.

Het is dus allesbehalve een strikt proces. Wat u onderweg leert, kan u opnieuw brengen tot een aangepaste kijk in stap 1 of extra onderzoek in stap 2, bijvoorbeeld. Elke fase is een kans om bij te leren

 

Stap 1. Omschrijf uw pijnpunt, maar ànders

Terug naar ons kandidatenprobleem, nu. Definieer wat u als pijnpunt vaststelt en wat nodig is. Voorkom dat u in uw omschrijving al meteen een oplossing geeft.

Wel: De ervaring van kandidaten na hun eerste gesprek verbeteren.

Niet: Kandidaten na het eerste gesprek sneller opvolgen.

De ‘sneller’ veronderstelt nu al dat het een probleem van timing zou zijn. Dat is op dit moment een aanname. En daar is het te vroeg voor.

Net dit maakt design thinking interessant: u stelt uw assumpties in vraag en herdefinieert uw pijnpunten om tot nieuwe oplossingen te komen.

 

Stap 2. Onderzoek de ervaring

Verzamel van zo veel mogelijk betrokkenen info over hun ervaring na het eerste gesprek. Dat kan via interviews, observatie... Vraag het aan een kandidaat die afhaakt, aan uw rekruteerders, aan collega’s, aan mensen die u pas heeft aangenomen.

Houd rekening met verschillende kandidaten: mogelijk zijn de jongere ongeduriger en spelen echt andere motieven per loopbaanfase.

Maar let ook hier op uw vraagstelling: houd ze open, zonder assumpties, en vermijd dat u al op oplossingen aanstuurt:

  • Wat voelde u na uw eerste gesprek, en de week erna?
  • Wat had u verwacht dat zou gebeuren, maar gebeurde niet?
  • Wie was uw contact? Contacten?
  • Hoe voelde u zich na de eerste ontmoeting?
  • Via welke kanalen verwacht u info?

Het sleutelwoord is empathie. We willen ons zo goed mogelijk inleven in de situatie van de kandidaat. Daarbij helpt de mindset van de beginner: probeer wat u weet of denkt te weten zo veel mogelijk achterwege te laten. Doe haast alsof u van niets weet, start met een wit blad.

Zo focust u op de ervaring ‘aan de overzijde’: daar schuilt uw kans om heel kandidaatgericht bij te leren. Maar ook data kunnen inzicht geven in de kandidaat: hoe gedraagt hij/zij zich op de jobsite en bijvoorbeeld in uw applicant tracking system (ATS), het systeem waarmee u binnenkomende sollicitaties beheert (als u dat zou hebben). Maar kijk ook hier uit voor assumpties.

 

Stap 3. Vat helder samen in één zin

In alle info probeert u nu de rode draad te zien. Die vat u samen in één helder statement dat het standpunt van de kandidaat inneemt. Bijvoorbeeld:

Als jonge kandidaat had ik een fijne, warme ontmoeting, en het klikte, maar in de dagen en weken die volgden, voelde ik me gewoon opnieuw een nummer.

Ziet u meerdere rode draden, dan kunt u meerdere statements maken.

 

Stap 4. Formuleer uw vraag

Op basis van de statements komt u tot een heldere vraag die, opnieuw, geen oplossingen suggereert.

Hoe zorgen we ervoor dat de fijne ervaring van kandidaten blijft duren na het eerste gesprek?

 

 

Stap 5. Ideeën genereren

Tijd om te brainstormen. Leuk! Nodig: maximaal vijf collega’s, een aparte, leuke omgeving, als dat kan, en een ongelimiteerd aantal post-its.

Na de storm: elimineren, kiezen. Uw beste ideeën overhouden.

Construeer uw eerste echte oplossing op basis van uw beste ideeën. Bijvoorbeeld:

Laten we de verwachtingen van kandidaten managen. We geven hen mee welk bericht ze wanneer van ons kunnen verwachten, en wie ze kunnen contacteren in tussentijd bij vragen. We zoeken ook naar een onverwacht kanaal dat dichtbij voelt. 

 

Stap 6. Bouw uw prototype

Maak uw eerste testmodel. Dat is een eenvoudige, eerste uitwerking van uw beste idee. Dat hoeft dus geen object te zijn.

Kan ook: een .pdf, een A4 met nieuwe richtlijnen, een video, een tool… Maar in ons geval:

Ons ATS heeft e-mail templates, reminders en automatische berichten. We maken er warme, persoonlijke e-mails van, informatieve ook, en signeren met een foto van onze contactpersoon, naam, handtekening en een sympathieke PS. We checken ook of we dat via Whatsapp voor onze kandidaat mogen doen. 

 

Stap 7. Loslaten!

Tijd om uw idee aan de praktijk te toetsen. Maar niet voluit, test het eerst bij enkele kandidaten. En vraag waar en wanneer u kunt om feedback.

We testen onze e-mails bij een bepaald type kandidaat. In onze berichten vragen we onderaan via drie eenvoudige emoji’s wat de kandidaat van deze e-mail vond.

We maken aangepaste, korte berichten voor Whatsapp.

We tracken ook de ‘open rates’ en de clicks in onze e-mails. Zien we de kandidaat later terug, vragen we zeker naar zijn/haar ervaring. 

 

Stap 8. Stuur bij en implementeer, verfijn

Op basis van uw feedback en data past u uw prototype aan. Gooi zeker niet het kind met het badwater weg als de start zou tegenvallen, maar werk met varianten op uw initiële idee.

En route? Nu kunt u per type kandidaat een aangepaste reeks e-mails implementeren. Blijf open voor feedback met het oog op verdere optimalisatie.

Is denken als designer nu anders?

U heeft vast al gebrainstormd - uiteraard. Maar de kans is groot dat u daar vooral vanuit uw eigen standpunt en assumpties tot ideeën kwam.

Met design thinking voor rekrutering neemt u, zo empathisch mogelijk, het standpunt van uw kandidaat in, en komen zijn of haar ervaring en noden op de eerste plaats.

Met deze methode kunt u rekrutering stap voor stap kandidaatgerichter maken en dat zal uw resultaten ten goede komen.

Dus vergeet u vooral alle assumpties die we in dit stuk over rekrutering maken. Veel succes!

Meer over design thinking

Dieper graven? Prima idee.

Hier vindt u een uitgebreide beschrijving van de principes en de methodologie (Engelstalig).

 

Lees meer:

Opinie, Spread the RED

Evenwicht is goud waard. Maar dat is moeilijk te vinden én vast te houden. Het werkt voor iedereen anders. En het is een gedeelde verantwoordelijkheid.

Opinie, Spread the RED

Evenwicht is goud waard. Maar dat is moeilijk te vinden én vast te houden. Het werkt voor iedereen anders. En het is een gedeelde verantwoordelijkheid.
meer

Beter werken, HR prioriteiten, Inzichten en trends, Spread the RED

Deze fase in de War for Talent legt ook andere pijnpunten bloot naast moeizame rekrutering. Want terwijl we focussen op instroom, staat onze achterdeur open.

Beter werken, HR prioriteiten, Inzichten en trends, Spread the RED

Deze fase in de War for Talent legt ook andere pijnpunten bloot naast moeizame rekrutering. Want terwijl we focussen op instroom, staat onze achterdeur open.
meer

Beter werken, Inzichten en trends, Praktijk

Dé HR uitdaging van 2019? De traditionele paden verlaten. Dit zijn de Nieuwe Werven volgens ons, van rekrutering tot welzijn. Onderbouwd met cijfers uit ons RED Report 2019.
meer