Eerste Hulp bij interne corona communicatie

Als je de laatste weken tijd op LinkedIn hebt doorgebracht zoals wij, dan heb je ook beleefd hoe het advies over crisiscommunicatie je om de oren vloog. Maar nu de eerste corona-weken achter de rug zijn, rijst de vraag: post-uitbraak communiceren met medewerkers, hoe doe je dat in corona-weken?

De basis van je communicatie is de constante ‘spanning’ erkennen en empathie tonen. En die niet alleen tonen, maar ook omzetten in hulp, ook al blijft die soms beperkt tot louter informeren.

 

Omgaan met aanhoudende stress

De ‘uitbraak’ van corona mag dan achter ons liggen en al houden we ons vandaag enigszins staande, de ‘spanning’ houdt aan. Het blijven onzekere dagen en weken. En dat op tal van manieren die we lang niet allemaal in de hand hebben. 

In het ergste geval zijn mensen (technisch) werkloos. Anderen werken thuis in niet zo vanzelfsprekende omstandigheden, soms met minder taken op hun bord, soms met meer.

Die stress door aanhoudende onzekerheid erkennen is enorm belangrijk.

Krijg je een ‘kortere’ e-mail van iemand waaruit irritatie kan blijken, dan is dat het moment om extra begrip te tonen.

Dat werkt in beide richtingen: ga je zelf even uit de bocht, wees dan niet te hard voor jezelf. Zelf aangeven hoe je je voelt en hoe het gaat, is het goede voorbeeld geven.

 

Regelmaat in je corona-communicatie betekent houvast

Stel jezelf de vraag: in welke mate kan ik houvast bieden en stress verlichten? Alvast door regelmaat in je communicatie in te bouwen, te informeren en te ontzorgen:

  • veiligheidsrichtlijnen voor wie naar het werk moet
    in productie-omgevingen: essentiële richtlijnen blijven delen, met updates en aanpassingen én als herinnering
  • een status en/of nieuwsbericht uit je organisatie
    of vanuit je sector
  • richting, visie en aanmoediging van manager of CEO
    elk kwartaal, of vaker? 
  • een wekelijkse tip of inzicht delen
    bv. rond hoe video meetings laten werken
  • praktische info over eerdere vakantie-regelingen
    pak de meest courante vragen ondubbelzinnig aan
  • team meetings inlassen
    op de gebruikelijke momenten, idealiter zoals vòòr corona
  • wijs de weg naar online training
    voor mensen die meer tijd hebben thuis

Tips van collega’s en successen van de ‘thuisvloer’ doen het prima. En het zorgt ook voor een gevoel van samenhorigheid.

 

Wat kan er thuis?

Richtlijnen over wat je verwacht van thuiswerk maken een verschil. Ook dat is een vorm van begrip tonen: elke thuissituatie is anders, en ieder gaat op zijn of haar eigen manier om met deze vorm van stress.

Ga er niet vanuit dat wat vanzelfsprekend lijkt ook écht duidelijk en geweten is

Communiceer dat je beseft dat deze weken voor iedereen onbekend terrein zijn; dat niet wordt verwacht dat het er thuis zoals op het werk aan toe kan gaan.

Dat de output er is, is belangrijker dan hoe of wanneer.

Sommige ondernemingen zijn overgeschakeld op totale flexibiliteit in werkuren. Voor welke jobs kan dit, voor welke niet? Kunnen collega’s afwisselen in wie wanneer ‘flex gaat’? Laat weten wat kan en laat duidelijke afspraken maken.

Heb je al gevraagd naar de noden van je mensen? Ga er niet vanuit dat wat vanzelfsprekend lijkt ook écht duidelijk en geweten is.

 

Thuis en teamwerk

Onze reflex wanneer we onder druk komen te staan: terugplooien op onszelf. Sommige medewerkers zijn nu eenmaal optimistischer ingesteld, en hebben sneller behoefte aan contact. 

Nu iedereen thuiswerkt, is het gevaar reëel dat sommige mensen zich makkelijker afzonderen en afgezonderd voelen.

Moedig zinvolle video meetings en ontmoetingen aan. Een informele Whatsapp-groep - of ander netwerk - waarin medewerkers vrijwillig kunnen instappen, helpt ook wat van de teamsfeer en het groepsgevoel te bewaren.

Met een applicatie als HouseParty kun je de ‘drinks’ na je werkuren ook thuis aanhouden.

 

Helpen bij focus

Ook ‘focus’ thuis moeten we herbekijken. Kunnen we ons nog écht wel toeleggen op taken zoals we dat gewend waren? 

Daar kun je helpen met tips over hoe je thuiswerken met kinderen kunt laten werken, hoe je het beste video meetings regelt.

Nog verder gaan tips over prioriteiten stellen, een dagindeling maken, apps die helpen bij planning en timing, je aandacht bewaren en bewaken... 

Je kunt echt helpen door best practices van collega’s over thuiswerk te delen

Lees meer:

Beter werken, Praktijk

We hebben hem! Gevonden, lang getest én goedgekeurd: een doodeenvoudige to-do lijst die je prioriteiten helder stelt én voor gemoedsrust zorgt. Wie had ooit gedacht dat die uit een keuken zou komen?

Beter werken, Praktijk

We hebben hem! Gevonden, lang getest én goedgekeurd: een doodeenvoudige to-do lijst die je prioriteiten helder stelt én voor gemoedsrust zorgt. Wie had ooit gedacht dat die uit een keuken zou komen?
meer

Inzichten en trends

Met enkele kleine, praktische ingrepen maak je als HR al heel wat mogelijk. Ook in onzekere corona-tijden.

Inzichten en trends

Met enkele kleine, praktische ingrepen maak je als HR al heel wat mogelijk. Ook in onzekere corona-tijden.
meer

Beter werken, Organisatie

Oef, het is zover: heel wat bedrijven kunnen weer opstarten. Terug naar business as usual, dan? Toch niet. Het is cruciaal dat de coronacurve blijft dalen. En dat kan onder meer door een veilige we...
meer