De etiquette van online video vergaderen

Met twee collega’s lukt het nog aardig, maar zodra je met meer video vergadert, kun je niet zonder deze praktische tips.

‘JE STAAT NOG OP MUTE !’’ 

‘Wat? Ik hoor je slecht, je valt weg.’

‘Zien jullie mij?’

‘Nu wel.’

‘Sorry, nee, jij eerst, jij, doe jij maar, nee, jij.’

‘Je staat er half op, nu.’

‘O, wacht, mijn telefoon gaat.’

 

In corona-weken leren we aan een sneltempo met vallen en opstaan videovergaderen. Of we konden het al, maar worden nog beter in supermeetings met nog méér mensen.

Met zijn tweeën voor het scherm vind je snel je draai. In team loopt dat wel even anders. Daar zijn afspraken én etiquette voor nodig. Een goede voorbereiding, de juiste technologie én duidelijke afspraken maken al het verschil.

 

Kies de juiste software

Als ICT nog geen keuze maakte, zijn dit prima oplossingen:

  • Grote meetings, veel mensen samen, tientallen zelfs
    ZOOM en Teams van Microsoft - zelfs met honderden
  • Even makkelijk, voor kleinere meetings
    Skype, de klassieker
  • Zonder download, zonder account
    Whereby doet het op alle soorten toestellen
  • Zeker handig als je al in Google werkt
    Google Hangouts Meet (binnen G Suite) én Google Duo voor mobile, net zoals er FaceTime is voor iOS.

Straks even bijkletsen na het werk, op vrijdag, tussen collega’s met een glaasje erbij? Raad dan HouseParty aan, werkt prima op laptop en mobiel. En zo houd je werk en thuis toch wat gescheiden.

 

Let op voor phishing

Er doen best wat pogingen tot cybercriminaliteit de ronde, net door corona.

Communiceer duidelijk over welke app je gebruikt en waarschuw collega’s voor valse meeting invites. Die kunnen sterk lijken op wat jullie rondsturen, maar leiden naar sites die gegevens willen stelen of hacking software willen installeren (phishing).

Meer daarover op https://safeonweb.be.

 

Geluid mag geen stoorzender worden

Goede geluidskwaliteit is cruciaal voor een goede video-meeting. Het is belangrijker dan een haarscherp beeld waarop je dat interieur van je collega kunt zien, echt.

Het bespaart je een pak tijd én frustratie. Daarom:

  • kies een plek in huis met goede internetverbinding
    plaats eventueel een WiFi-versterker op die ene plek waar je goed ongestoord kunt werken
  • zet je laptop op een vlakke, stabiele ondergrond
    schoot, lakens... kunnen vervelende bijgeluiden geven of plots dempen
  • gebruik je een tablet of gsm?
    zet je toestel vast, of je collega’s worden zeeziek
  • gebruik oortjes of een hoofdtelefoon met micro
    klinkt duidelijk en helder voor iedereen en geeft een pak minder achtergrondgeluid - goed voor de focus!
  • zorg ervoor dat je niet wordt gestoord
    zet je apart, maak afspraken met je huisgenoten (groot en klein)
  • wie niet aan het woord is, zet zichzelf op mute
    geen last van bijgeluiden zoals hoesten of schuivende stoelen én (zie hieronder) het komt het gesprek ten goede

 

Bereid je bijzonder goed voor

Video en thuiscontext maken alles wat losser, maar zoals elke meeting deel je vooraf onderwerp, opzet en timing mee. Maar ook de afspraken en tips, zoals je er in dit artikel vindt

Iedereen meldt zich 5 minuten voor de start aan. Dan los je even die technische issues op, of check je beeld en geluid. Kunnen collega’s ook kort even bijpraten.

Als je de meeting leidt, start je met opzet, doel en verloop. Jij blijft moderator en stuurt sprekers en gesprek aan. Maak dat duidelijk.

 

Geef iemand duidelijk de bal

Door elkaar gaan praten, gebeurt sneller dan je denkt. Je mist namelijk een pak lichaamstaal om te zien of je écht aan het woord kunt.

Daarom: wie niet aan het woord is, schakelt zijn geluid uit (mute). De moderator gééft het woord en je spreekt af dat je met een duidelijk signaal het woord kan vragen. Dan pas kan je wat zeggen.

Vermijd afleiding: telefoons blijven uit de buurt, en probeer je focus bij de meeting te houden. Sluit andere programma’s af, browser ook. Multitasken werkt niet, en zeker niet in de video meeting.

Sommige apps laten slechts één bron van geluid toe en switchen automatisch naar het beeld dat geluid genereert. Als je dan niet op mute staat, kan het zijn dat je ongewild iemand onderbreekt.

Zorg ervoor dat je in een venster ook jezelf ziet. Niet om spiegeltje aan de wand te spelen, wél omdat je zo beter kunt checken wat anderen van je zien; en wat je doet. Klinkt gek, maar dit is écht niet het moment om onbewust in je neus te zitten. ;-) 

 

Let op je planning

Houd je aan je afgesproken timing en stop je dag niet vol met videomeetings. Ze vragen meer van je concentratie dan je denkt, en kunnen best vermoeiend zijn. Bouw pauzes tussen je afspraken in én beperk het aantal per dag - hoe makkelijk het ook gaat, van de ene meeting na de andere, nu je nergens heen moet.

Lees meer:

Beter werken, Praktijk

We hebben hem! Gevonden, lang getest én goedgekeurd: een doodeenvoudige to-do lijst die je prioriteiten helder stelt én voor gemoedsrust zorgt. Wie had ooit gedacht dat die uit een keuken zou komen?

Beter werken, Praktijk

We hebben hem! Gevonden, lang getest én goedgekeurd: een doodeenvoudige to-do lijst die je prioriteiten helder stelt én voor gemoedsrust zorgt. Wie had ooit gedacht dat die uit een keuken zou komen?
meer

Inzichten en trends

Met enkele kleine, praktische ingrepen maak je als HR al heel wat mogelijk. Ook in onzekere corona-tijden.

Inzichten en trends

Met enkele kleine, praktische ingrepen maak je als HR al heel wat mogelijk. Ook in onzekere corona-tijden.
meer

Beter werken, Organisatie

Oef, het is zover: heel wat bedrijven kunnen weer opstarten. Terug naar business as usual, dan? Toch niet. Het is cruciaal dat de coronacurve blijft dalen. En dat kan onder meer door een veilige we...
meer