Thuiswerken zit meer en meer in de lift. Allemaal goed en wel, maar hoe krijgt u dat georganiseerd in een kleine(nere) organisatie? Wederzijdse verwachtingen duidelijk uitspreken, daar komt het volgens Lode Godderis van IDEWE op neer − zowel voor grote ondernemingen als kmo’s.
Thuiswerken: voordelen die kunnen tellen
Meer en meer medewerkers vragen vandaag om op regelmatige basis thuis te werken. Ze zien het als een oplossing voor fileleed of een verbetering van de balans tussen werk en privé.
Thuiswerken past helemaal in het plaatje van het Nieuwe Werken. Het maakt deel uit van een open bedrijfscultuur waarin medewerkers inspraak hebben en de autonomie krijgen om hun werk deels zelf te organiseren.
Dat maakt hen gelukkiger op het werk en dus ook productiever en meer betrokken. Toch?
Niet hoeveel, maar hoe
Maar: volgens 17% van de bevraagde werknemers in ons RED Report heeft thuis- of telewerken negatieve gevolgen voor de werking van teams.
Het risico bestaat dat bij meerdere dagen thuiswerk de voeling met het team zoek raakt en betrokkenheid en werkplezier dalen.
Lode Godderis, Directeur Kennis, Informatie & Research van IDEWE (externe dienst voor preventie en bescherming op het werk) onderzocht het verband tussen thuiswerk en welzijn.
“Wij vroegen ons af: heeft de frequentie van het thuiswerk en de afstand die zo groeit met het werk, een negatieve impact op de betrokkenheid van werknemers en is er dus een groter risico op onder meer burn-out?”
“Wat bleek? Het aantal dagen dat iemand thuiswerkt, maakt niet zoveel uit, wél hoe dat georganiseerd is. De omkadering is cruciaal.
Werknemers moeten het gevoel hebben dat ze toch betrokken blijven bij de beslissingen en autonoom hun job kunnen doen. Het moet ook duidelijk zijn wat van hen verwacht wordt.”
Het aantal dagen dat iemand thuiswerkt, maakt niet zoveel uit. De omkadering telt
Skype? Ja, maar...
IT-middelen ter beschikking stellen, is dat niet voldoende als omkadering?
“Skype op je computer hebben, volstaat niet om communicatie en betrokkenheid te garanderen. Je moet je organisatie afstemmen op thuiswerken en een overlegcultuur creëren. Moderne communicatiemiddelen zijn geen doel op zich, maar ondersteunen een beleid.”
“Eerst maak je afspraken en pas daarna zet je de nodige middelen in. Leg samen met je team de doelstellingen vast en bekijk hoe je dat gaat realiseren binnen de context van thuiswerk. De leidinggevende speelt hierin een belangrijke rol om te coachen en te ondersteunen.”
Is dit haalbaar voor kmo’s, waar de teams kleiner zijn en de afwezigheid van een teamlid extra hard doorweegt? “Het voordeel van een kmo is juist het hechtere contact met de leidinggevende en tussen teamleden. Bij grote bedrijven ben je als thuiswerker misschien sneller uit het oog, uit het hart.”
Het voordeel van een kmo is juist het hechtere contact met de leidinggevende en tussen teamleden
Blijf flexibel
Moeten bedrijven een thuiswerkbeleid opzetten dat voor iedereen geldt?
“Ik geloof niet in heel strakke, eenzijdig opgelegde regels. Afhankelijk van de functie en het soort job kun je thuiswerk anders invullen. Laat leidinggevende en medewerker samenzitten en wederzijdse verwachtingen uitspreken. Dat ook de medewerker zijn inbreng heeft, ontbreekt nog vaak in dit verhaal. Thuiswerken gaat uit van een dialoog.”
“Bespreek wat je van elkaar verwacht op het vlak van doelstellingen, opdracht, bereikbaarheid en beschikbaarheid. Sommige bedrijven sluiten de toegang tot de server af van 17 tot 8 uur. Dan neem je de autonomie van een medewerker weg.”
“Zo kun je afspreken dat een medewerker zijn of haar kinderen om 15 uur van school haalt, even onbereikbaar is en om 20 uur weer aan de slag gaat. Dat kan toch perfect voor werknemers die geen klantencontact hebben?”
Afspraken maken en flexibel zijn: als het werk het toelaat, kan dat echt een win-winsituatie zijn.
Zo werkt thuiswerk in een kmo : 7 tips om thuiswerk te laten werken in een kmo
1. Stem uw organisatie af op thuiswerk
Thuiswerk past in een bedrijfscultuur die verantwoordelijkheid, autonomie, inspraak en open communicatie stimuleert. Bepaal wat binnen deze cultuur uw beleid rond thuiswerken is.
2. Laat uw leidinggevenden hun rol ten volle opnemen
Zij coachen en ondersteunen thuiswerkers en hun teams om betrokken te blijven en doelstellingen te realiseren.
3. Overleg met het team
Wat willen we bereiken? Hoe blijven we vlot communiceren? Is een wekelijks teamoverleg op kantoor nodig?
4. Ga in dialoog met de thuiswerker en maak duidelijke afspraken
- Over doelstellingen, opdracht, frequentie thuiswerk, beschikbaarheid, bereikbaarheid en werkmiddelen.
- Blijf flexibel: afhankelijk van de functie en het soort job vult u thuiswerk anders in.
5. Leg de afspraken vast op papier
- Dan hebt u iets om bij twijfel op terug te vallen.
- Om juridisch in orde te zijn, maakt u een overeenkomst voor telewerk op.
- Praktische afspraken zet u in een policy
- Welk soort werk
- Wanneer thuiswerken en wanneer zeker niet
- Registratie uren
- Reactiesnelheid op mails en telefoons
- Werkinstrumenten
- Kostenvergoeding voor thuiskantoor
- U hebt het recht om het thuiswerk stop te zetten als uw medewerker de voorwaarden niet naleeft
6. Zorg voor de nodige werk- en communicatiemiddelen
- Gsm, laptop, internetaansluiting, eventueel gespecialiseerde software voor thuiswerkers (toegang tot de server, schermen delen...), Skype, Basecamp...
- IT- en communicatiemiddelen aanreiken is niet voldoende. Ze moeten onderdeel zijn van een overlegcultuur.
7. Geef uw thuiswerkers deze tips mee
“Werk thuis zoals op het werk”
- Kleed je ‘s ochtends aan alsof je naar het werk gaat.
- Maak een aparte werkplek bij je thuis.
- Werk volgens vaste uren en neem op tijd een pauze.