In de goeie oude tijd waren kantoren ook echt kantoren: een eindeloze opeenvolging van hokjes met een bureau en een mens erin. En toen zagen we het licht en werden heerlijk heldere landschapskantoren de norm. Eind goed, al goed?
Maak van uw landschapskantoor een smart office
Een landschapskantoor leefbaar houden, dat doet u zo
- Overleg met uw medewerkers om tot een werkplek te komen die zij aangenaam vinden
- Investeer in goed licht schone lucht en optimale akoestiek
- Breek de ruimte, werk met opvallende kleuren, voorzie meeting rooms en sta- en hangplekken
- Geef uw medewerkers de kans om in silent rooms rustig te werken of te telefoneren
- Ontspannen mag, maak ruimte voor een basketring of een kickertafel
Een kantoor als een hippe dotcom
De trend om traditionele kantoren in te wisselen voor een open kantoorruimte dateert uit de jaren 1990, toen hippe dotcoms gretig uitpakten met hun unieke bedrijfscultuur en dito interieur.
Geleidelijk aan sijpelde het idee van een landschapskantoor door naar 'gewone' bedrijven, die het model om diverse redenen omarmden.
Eerst en vooral hoopten ze dat de verschillende geledingen van hun organisatie nauwer met elkaar zouden gaan samenwerken, puur doordat medewerkers elkaar veel meer ontmoeten in een open kantoorruimte.
Overleg zou op een informele basis en zelfs spontaan tot stand komen bij de koffiemachine, luidde de verwachting. En een betere interne communicatie zou de kwaliteit van het geleverde werk ten goede komen.
Ook de werksfeer zou erop verbeteren als werknemers niet langer opgesloten zaten in kleine kantoortjes, maar mochten werken in ruime, lichte lokalen.
Dat geeft ons een goed gevoel, want uiteindelijk zijn mensen bij uitstek sociale wezens. De trend van open kantoorruimtes ging in veel gevallen samen met een minder uitgesproken hiërarchische structuur.
De kost van landschapskantoren
Het is wel zo eerlijk om erbij te vertellen dat er al gauw een andere motivatie bij kwam om over te stappen naar landschapskantoren. Want het is nu eenmaal goedkoper om al je werknemers bij elkaar te brengen in één grote ruimte, al was het maar omdat je airco, verwarming, licht en netwerkapparatuur in zo'n opstelling veel makkelijker kunt installeren.
Sommige werkgevers vinden het daarnaast een pluspunt dat het in een open kantoor makkelijker is om de werknemers in de gaten te houden. Zij huldigen het nogal ouderwetse standpunt dat mensen harder werken als de baas controleert wat ze allemaal uitspoken.
Geld telt mee, dat zal wellicht voor niemand een verrassing zijn. Maar de keuze voor een landschapskantoor heeft veel ingrijpender gevolgen dan je op het eerste gezicht zou zeggen. En ze zijn niet allemaal even makkelijk in cijfers te vatten als het aantal vierkante meters en het aantal derrières dat een plaatsje moet vinden.
Rust of dynamiek?
De dynamiek die een landschapskantoor met zich meebrengt, is jammer genoeg niet voor iedereen en niet in alle omstandigheden een voordeel. Wie bijvoorbeeld moet omgaan met bezoekers, wil die mensen te woord staan in een rustige omgeving waar je kan focussen. En wie een moeilijk dossier moet doorgronden, zal daar wellicht beter en sneller in slagen als hij of zij niet de hele tijd wordt afgeleid door het gebabbel van collega's.
Bovendien loopt de trend van het landschapskantoor parallel met een explosie van technologische innovatie, waardoor velen het gevoel hebben dat een dag te kort duurt om overal van op de hoogte te blijven.
We zijn voortdurend in de weer met sociale media en wat er verder nog op onze smartphone gebeurt, waardoor het extra moeilijk wordt om op het werk te doen wat we moeten doen: focussen op het werk zelf.
Heb je het tegen mij?
Hebben mensen dan echt zoveel last van elkaar? Loop op een doorsnee werkdag eens door een kantoorgebouw met landschapskantoren, en tel het aantal koptelefoons: wedden dat minstens één op de vijf werknemers er één draagt?
We zijn ons ervan bewust dat de koptelefoon een onmisbaar mode-accessoire is geworden en als dusdanig dreigt te vergroeien met onze nek, maar het zegt wel iets als zoveel mensen zich wanhopig proberen af te sluiten van hun omgeving.
Lawaai vormt een ernstige bedreiging voor de productiviteit, zo blijkt uit wetenschappelijk onderzoek. Het gecombineerde geluid van conversaties op de werkvloer, telefoongeluiden die zich opdringen en printers die papier uitspuwen, legt een hypotheek op de kwaliteit van ons denken.
Het gaat zo ver dat ons geheugen duidelijk minder presteert en zelfs de simpelste rekensom een serieuze inspanning vraagt.
De ergernis over de voortdurende afleiding richt zich bovendien vaak op de bron van het lawaai - de collega's dus. Eén kritische opmerking wordt wellicht met de mantel der liefde bedekt, maar voortdurende klachten zullen de sfeer in het kantoor niet bevorderen.
Vechten voor concentratie
Naarmate het hersenonderzoek vooruitgang boekt, wordt het ook steeds duidelijker dat het menselijke brein niet in staat is om meerdere taken tegelijkertijd uit te voeren, tenzij onze automatische piloot in actie komt.
De kwaliteit van je werk gaat er onvermijdelijk op achteruit als je collega aan de overkant een telefoongesprek voert terwijl jij een rapport doorneemt, dat staat als een paal boven water.
Als je een voortdurend gevecht moet leveren om je te concentreren, leidt dat tot inefficiëntie, frustratie en een hoger stressniveau. Onderzoek heeft inmiddels duidelijk aangetoond dat landschapskantoren in het algemeen een negatief effect hebben op het welzijn van de mensen die erin werken.
Zo blijkt onder andere dat het ziekteverzuim door de band genomen hoger ligt en de productiviteit lager dan in kantoorruimtes met kleinere groepen mensen.
De meest gehoorde klacht bij mensen in een open kantoorruimte is een gebrek aan privacy. Iedereen die voorbij loopt kan meekijken op je computerscherm, en bij elk telefoongesprek moet je ervan uitgaan dat anderen meeluisteren.
Open space office als bron van innovatie
'Open kantoren kunnen een belangrijke bron van innovatie en creativiteit zijn. De problemen op het vlak van concentratie zijn reëel, maar die kan je opvangen met een goede werkethos, degelijk management en duidelijke afspraken over wat kan en niet kan op de werkvloer.'
Schieten werkgevers zichzelf dan in de voet als ze kiezen voor een open werkplek? Want het kan toch niet de bedoeling zijn om te besparen op werkruimte ten koste van zaken als productiviteit, creativiteit en motivatie?
De Ierse architecte George Boyle gelooft ondanks alles in de waarde van het landschapskantoor. "Open kantoren kunnen een belangrijke bron van innovatie en creativiteit zijn", stelt ze in de Irish Times.
"De problemen op het vlak van concentratie zijn reëel, maar die kun je opvangen met een goede werkethos, degelijk management en duidelijke afspraken over wat kan en niet kan op de werkvloer."
Jammer genoeg sluipt in het ontwerp van veel landschapskantoren dezelfde denkfout als bij flatgebouwen, waarin vaak geen aandacht wordt besteed aan gemeenschappelijke ruimtes en faciliteiten, stelt ze.
"Al te vaak is er niet nagedacht over balansplekken die essentieel zijn voor een productieve werkplek: stiltezones, privézones waar je in alle rust kan telefoneren en vergaderruimte achter gesloten deuren."
"Landschapskantoren zijn perfect leefbaar als er gedacht wordt aan deze balansruimtes, maar als je het maximale aantal mensen in een ruimte probeert te persen, dan krijg je na verloop van tijd ongelukkige, gestresseerde en afgeleide medewerkers."
Slimme werkgevers denken eerst aan hun mensen
Is het evenwicht zoek?
De juiste balans vinden tussen dynamiek en rust, daar komt het dus op aan. Uit de positieve voorbeelden - want die zijn er zeker ook - blijkt duidelijk dat intensief overleg met de werknemers essentieel is om een werkplek te ontwerpen waarin iedereen optimaal functioneert.
En voor organisaties die (nog) niet de mogelijkheid hebben om stilteruimtes, telefoonhokjes en hangplekken aan te bieden, is er nog een andere oplossing. Bied je medewerkers de kans om van thuis uit te werken, want vertrouwen en autonomie geven is de beste manier om je mensen te motiveren - en nog gratis ook.
"Het landschapskantoor is vanaf eind jaren '80 overgewaaid uit de Angelsaksische wereld, maar de laatste jaren zien we dat meer en meer organisaties van dat idee afstappen. In zekere zin keren ze terug in de tijd", vertelt Olivier Barré, senior partner bij Modulo Architects.
"Onlangs hebben we nog de kantoren van een bekende multinational volledig opnieuw ingericht, hoewel die nog maar zes of zeven jaar in gebruik waren. Hun overweging was dat ze mee wilden evolueren met de ideeën over de optimale werkomgeving."
Een smart office is het nieuwe landschapskantoor
"Wat we vandaag zien, is dat vooruitstrevende werkgevers steeds meer kiezen voor een smart office, waarin elementen van het landschapskantoor gekoppeld worden aan ingrepen die het leven van de medewerkers aangenamer maken.
Het pure landschapskantoor was te zeer gericht op economische efficiëntie, wat als resultaat heeft dat werknemers hun werk uiteindelijk niet graag meer doen en uitkijken naar iets anders."
Werkgevers kiezen voluit voor een beter compromis tussen efficiëntie en levenskwaliteit
"Vandaag kiezen werkgevers er bewust voor om een zo aangenaam mogelijk kader te creëren, want dat draagt ertoe bij dat mensen gelukkig zijn op hun werkplek en zelfs genoegen nemen met een lager loon.
Want als ze vergelijken met vrienden die de hele dag last hebben van hun collega's, dan zijn ze trots op hun werkplek. Het denken is dus geëvolueerd, en het gevolg is dat werkgevers voluit kiezen voor een beter compromis tussen efficiëntie en levenskwaliteit."
Basketbal en tafelvoetbal
'Vandaag krijgen wij veel meer de kans om een sfeer te creëren, bijvoorbeeld met opvallende kleuren en meeting rooms die de ruimte breken.
Heel wat bedrijven kiezen er nu ook voor om ruimte te maken voor zaken als een basketring of een kickertafel. Daardoor verlies je misschien wat vierkante meters, maar boek je winst op het vlak van jobtevredenheid.'
'Als je weet dat een gemiddelde werknemer ongeveer 50.000 euro per jaar kost, dan is het verstandig en ook rendabel om wat meer te investeren in de werkplek. Want die kost gemiddeld 1.500 euro per vierkante meter.'
'Als je een werknemer jarenlang gelukkig kunt maken met een investering van 15.000 euro, dan is dat simpelweg een goeie investering. Want het alternatief is dat mensen weglopen, en het kost een hoop geld om nieuwe mensen te zoeken en op te leiden.'
Daarom loont het dus de moeite om te investeren in zaken als goed licht, schone lucht en een optimale akoestiek, want dat zijn sleutelelementen in de leefbaarheid van een kantoor.
Alles bij elkaar kost zo'n smart office ongeveer 50% meer op het vlak van de afwerking, maar in de globale kostprijs voor het neerzetten van een nieuw gebouw vertegenwoordigt de afwerking maar 40% van het totaal."
"En als je kijkt naar de uiteindelijke kostprijs, dan slorpt de bouw niet meer dan 30% van het totale budget op, want onderhoud kost handenvol geld. In dat perspectief is de extra investering al een stuk draaglijker."
"Het imago van een bedrijf is vandaag echt cruciaal, en dat speelt zeker mee in de keuze voor een smart office. Uiteindelijk ontstaat er een echte win-winsituatie: werknemers presteren beter in een aangenaam kantoor, en ze voelen dat er voor hen wordt gezorgd.
Hun tevredenheid draagt vervolgens weer bij aan het positieve imago van het bedrijf, waardoor de werkgever een voorsprong heeft op zijn concurrenten als het gaat om retentie en aanwerven van talent."