Office Assistant

Je ondersteunt de beleidsadviseurs bij de organisatie en coördinatie van vergaderingen en evenementen, en zorgt voor een vlotte administratieve en logistieke afhandeling:

• Coördinatie van vergaderingen, conferenties en rondetafelgesprekken
• Beheer van agenda’s
• Opvolging van contacten en deelnemerslijsten
• Respecteren van deadlines: herinneringen, versturen van “save the date”, enz.
• Reservaties: zalen, tolken, maaltijden, enz.
• Opstellen en voorbereiden van documenten:
• Verslagen, takenlijsten, planningen, administratieve nota’s, enz.
• Kwaliteitscontrole van de teksten (spelling, structuur, grammatica)
• Ondersteuning bij de organisatie van grotere evenementen
• Doorgeven van relevante informatie aan collega’s
• Opvolging van actieplannen (jaarplan, monitoring, jaarverslag

Je beheerst perfect het Frans of het Nederlands en je hebt een goed niveau (min. B2) in de andere taal.

Je drukt je vlot schriftelijk uit en hebt sterke redactionele vaardigheden.

Je bent vertrouwd met MS Office-tools (Word, Outlook, Excel, Teams, SharePoint).

Je bent georganiseerd, autonoom en je weet hoe je prioriteiten moet stellen.

Je bent dynamisch, proactief en hebt een echte teamgeest.

Je communiceert vlot en past je snel aan verschillende taken aan.

Je bent creatief en weet concrete oplossingen voor te stellen.

Kennis van het Engels is een extra troef.