Als u fluency, het nieuwe ‘work life balance’ wil laten werken, volstaat de klassieke inrichting van de werkruimte niet meer. Hoe creëert u een omgeving die flexibel werken ondersteunt en samenwerken en creativiteit stimuleert?
Fluency, de versmelting van werk en thuis, vraagt om flexibel werken. Nu we onze job mobieler en ook van thuis uit doen, wordt het kantoor steeds minder een plek om van 9 tot 5 je ‘uren te kloppen’.
Bij het Nieuwe Werken hoort een omgeving waarin werknemers zelf kunnen kiezen hoe ze werken en ontspannen. Voor verschillende doelen, jobs en functies passen dan ook verschillende ruimtes en inrichtingen.
Zo helpt de Nieuwe Werkomgeving uw organisatie.
1. Stimuleer interactie en creativiteit
Omdat we dankzij technologie niet meer gekluisterd zijn aan een vaste werkplek, zien we ‘het kantoor’ meer en meer als een ontmoetingsplek.
Als plaats om samen te werken, ideeën te delen en creatief te zijn. Met het eigen team maar ook over de teams en afdelingen heen.
Wilt u mensen in communities samenbrengen rond bepaalde thema’s, projecten of opdrachten? Netwerken stimuleren? Evolueert u ook in uw organisatie van vaste functies naar tijdelijke rollen?
Ga er dan niet van uit dat open communicatie in een landschapskantoor vanzelfsprekend is.
Zorg ervoor dat mensen makkelijk van plaats kunnen veranderen om anderen te ontmoeten. Voorzie meeting rooms en sta- en hangplekken om te overleggen, ideeën uit te wisselen en af te toetsen.
2. Maak stilte mogelijk
Op andere momenten hebben medewerkers eerder behoefte aan focus dan aan interactie. Ze willen een dossier doorgronden, een taak afwerken of rustig telefoneren.
In een open kantoorruimte is lawaai een ernstige bedreiging voor focus en productiviteit. Het jaagt bovendien het stressniveau de hoogte in en vreet energie.
Snel iets vragen, langer overleggen of telefoneren met een klant: kan dat in de open kantoorruimte of verhuis je daarvoor naar een aparte ruimte? Maak daar duidelijke afspraken over.
En belangrijk: stel silent rooms of stilteruimtes ter beschikking. In deze afgesloten werkplekken kunnen mensen rustig en in alle privacy werken of telefoneren.
3. Geef het brein een break
Onze hersenen op tijd en stond rust gunnen, verhoogt ons welzijn en onze productiviteit. Pauze werkt, ook op het werk.
Stimuleer dus dat gesprek over het weekend aan de koffiemachine. Maak ruimte voor een kickertafel, zoals wij doen op onze hoofdzetel. Creëer een loungeplek, eventueel met de mogelijkheid om te gamen: meteen een troef om generatie Z aan te trekken.
In de ideale werkomgeving van vandaag gaan werken en ontspannen samen. Versmelting of fluency, toch? Zorg ervoor dat het in uw bedrijfscultuur oké is om even een time-out te nemen.
4. Zet uw mensen in beweging
We zitten wat af op een normale werkdag. Gevolg? Onze hersenfuncties vertragen omdat er minder vers bloed en zuurstof naar ons hoofd gaan. U kunt de werkplek zo inrichten dat bewegen evident(er) wordt.
Al aan een belparcours gedacht? Dat is een route op de vloer die mensen kunnen volgen als ze telefoneren. Overleggen in kleine groepjes? Probeer dan eens een wandelvergadering uit. Introduceer statafels. Daaraan werk je rechtstaand en verstevig je je rugspieren.
Tijdens de middagpauze de benen strekken, is nog een sportief idee. Of blazen uw medewerkers liever stoom af bij een potje tafeltennis? En − als de grenzen tussen werk en privé toch vervagen − waarom geen korting geven op sportfaciliteiten in de buurt? Of uw medewerkers met hulp in het huishouden meer ruimte bieden voor sport en ontspanning?
5. Smart office: integreer slimme technologie
‘Een computer met een dak’: zo wordt The Edge, het hoofdkantoor van adviesbureau Deloitte in Amsterdam, genoemd. Met een app op hun smartphone weten medewerkers wat er op hun planning staat, waar hun collega’s zijn (er zijn geen vaste werkplekken) en waar ze kunnen werken. Ze regelen er ook het licht, de temperatuur en de hoogte van hun stoel mee.
Toegegeven: dit is ambitieus, maar digital natives verwachten dat u technologie op een slimme manier integreert in de werkomgeving. Het idee van de app die alles regelt, kunt u ook kleinschaliger toepassen − om de planning te checken of meeting rooms te boeken, bijvoorbeeld.
Goed geïntegreerde technologie is erop gericht ons efficiënter en aangenamer te laten werken. Denk aan smart oplossingen zoals content van de laptop of smartphone draadloos naar presentatieschermen streamen.
6. Betrek uw medewerkers
Zelf kunnen kiezen hoe je beste voor welk doel werkt, is een vorm van autonomie die medewerkers vandaag nodig hebben om professioneel gelukkig te zijn.
Laat het ontwerp en de inrichting van de werkomgeving dan ook niet alleen aan het management en/of de facility manager over.
Wat hebben uw medewerkers nodig om gezond te werken en zich goed te voelen op het werk? Vraag het hen zelf. HR kan hiertoe het initiatief nemen.