Office Administrator

Waaruit bestaat jouw takenpakket als office administrator?

Als Office Administrator ben je verantwoordelijk voor een breed scala aan taken die bijdragen aan de dagelijkse gang van zaken binnen ons bedrijf:

• Het verzorgen van ondersteuning bij beurzen, waaronder het voorbereiden en inpakken van beursmateriaal voor verzending, het regelen van hotelboekingen en het afhandelen van diverse praktische zaken.
• Het beheren van leads die voortkomen uit beurzen en vakbeurzen, inclusief de verwerking en invoer ervan.
• De dagelijkse registratie van inkomende leads in ons systeem.
• De samenwerking met het marketingteam, waarbij je helpt bij het opvolgen van e-mails, het voorbereiden van materialen voor beurzen, het organiseren van teambuildingactiviteiten en andere marketinggerelateerde initiatieven.
• Het uitvoeren van diverse ad-hoc administratieve taken, zoals het bestellen van kantoormateriaal, het opmaken van certificaten en het bijhouden van de klantendatabase.
• Het nauwkeurig invoeren van gegevens in verschillende softwaretoepassingen ter voorbereiding van maandelijkse rapportages.
• Het beheren van bezoekers en vergaderruimtes, waarbij je het eerste aanspreekpunt bent voor bezoekers, vergaderruimtes reserveert, lunches bestelt en hotelboekingen regelt indien nodig.
• Het ondersteunen bij vertalingen voor marketingcampagnes, content en maandelijkse nieuwsbrieven, inclusief het voorbereiden en coördineren van vertalingen van editorials en andere communicatie-uitingen.

Echt iets voor jou?

Reageer dan snel via:

T: 016/270414

E: leuven.office@tempo-team.be

• Microsoft Word
• Microsoft Excel
• Microsoft Outlook
• Nederlands
• Engels

Wie is onze ideale collega office administrator?

• Je behaalde minstens een diploma middelbaar onderwijs in een administratieve richting. Een bachelordiploma in administratieve richting is ook zeker welkom.
• Ervaring in een administratieve functie is een pluspunt, maar niet verplicht. Jouw gedrevenheid en maturiteit zijn belangrijker dan ervaring.
• Je hebt een proactieve en communicatieve houding.
• Je kan zowel goed in teamverband als zelfstandig werken.
• Je bent nauwkeurig en werkt goed georganiseerd.
• Jouw kennis Nederlands en Engels zijn erg vlot (zowel mondeling als schriftelijk). Als je een basiskennis Frans hebt, is dat een mooi voordeel.
• Je beschikt daarnaast ook over technisch inzicht en interesse (om je in te werken in onze producten).
• Je bent erg vertrouwd met de MS Office-toepassingen, vooral Outlook, Word en Excel.
• Je weet van aanpakken en leert graag bij.

Wat bieden wij onze office administrator collega?

• Een gevarieerde administratieve functie binnen een internationale en stabiele werkomgeving, met een vlakke en no-nonsense bedrijfscultuur.
• Een interimopdracht met kans op een vast contract na 6 maanden en een positieve evaluatie.
• Voltijdse tewerkstelling van 40u/week, waardoor je 12 adv-dagen op jaarbasis opspaart.
• Opleiding en ondersteuning op de werkvloer.
• Een salaris van €2500 bruto/maand, aangevuld met wettelijke voordelen (maaltijdcheques, tussenkomst woon-werk).