Ons onderzoek toont aan: werknemers nemen gemiddeld drie uur per week deel aan nutteloze meetings. Drie uur?! Ja, je leest het goed. De efficiëntie is soms ver te zoeken wanneer we vergaderen. Met deze tips lukt het je efficiënt te vergaderen én het werkplezier te verhogen. 🙌
Vergaderen, het hoort bij elke job. Want samen overleggen en beslissingen nemen heeft z’n voordelen: je lost problemen in een-twee-drie op én je krijgt er energie van. Win-win en meer werkplezier voor iedereen! Tenminste als het efficiënt gebeurt.
Hoe zit dat bij jou op het werk? Vergaderen jullie efficiënt? Gebaseerd op ons RED Report-onderzoek drukken we voor jou in cijfers uit hoe nutteloos vergaderen soms kan zijn:
- Meer dan 8% van een 38 urenweek spenderen we aan overbodige vergaderingen. Ofwel: vergaderingen waaraan we niets actief bijdragen, waar we onvoldoende over het topic weten of waar een mail had volstaan om de boodschap over te brengen.
- Tijdens die nutteloze vergaderingen, haken mensen af om iets anders te doen. De top drie bezigheden van werknemers tijdens onnodige vergaderingen?
- 32% werkt e-mails bij
- 30% werkt door aan andere taken
- 20% regelt administratie
Herkenbaar? Met deze pro-tips vergader je wél to the point en verhoog je het werkplezier van je mensen.
Efficiënt vergaderen, zo doe je dat:
- Vergader alleen als dat écht nodig is. Wil je gewoon een boodschap meegeven? Zet die dan op mail.
- Zorg voor materiaal om ook thuis de aandacht erbij te houden. Bijvoorbeeld een noisecancelling hoofdtelefoon: geen last meer van de luidruchtige kids op de achtergrond.
- Denk vooraf goed na over wie je bij de vergadering betrekt. Wie heeft concrete inbreng?
- Stel duidelijke agendapunten op. Geef de belangrijkste punten prioriteit. En deel de agenda met je collega’s: zo sluiten ze alleen aan bij de onderwerpen die relevant zijn voor hen.
- Start de vergadering met een informeel babbeltje. Zo is iedereen meteen op z’n gemak en voelt iedereen zich betrokken.
- Start en eindig op tijd.
- Geef aan het begin van de vergadering een korte samenvatting van de essentie.
- Houd de vergadering kort en bondig. Zestig minuten is ideaal. Want na een uur zijn de meesten toch hun concentratie kwijt. De tijd bijhouden? Zet een wekker.
- Sluit af met een duidelijke next step. Een plan van aanpak, zo weet iedereen wat van ze verwacht wordt na de meeting.
… en zo maak je vergaderen leuk!
- Start met een ijsbreker. Zoals een grappige anekdote of een spelletje. Iedereen is meteen betrokken. Hupla!
- Ga naar buiten en maak een wandeling. Uit onderzoek blijkt dat de creatieve input bij wandelen 60 procent hoger ligt.
- Organiseer een lunchmeeting. Iedereen houdt van eten, toch? En het maakt je vergadering informeler en gezelliger.
- Of maak er ineens happy hour van! Werkplezier verzekerd.
Print deze checklists af, en hang ze boven je bed. Euhm… bureau natuurlijk! Dan hebben je collega’s er ook iets aan.