Het eerste contact met uw onderneming: dat is cruciaal voor uw imago. Logisch, want uw receptionist(e) is het eerste gezicht én stem voor prospecten, klanten, leveranciers... Het is dus een profiel dat met zorg moet worden ingevuld. Outsourcen is een prima antwoord.
Werving, selectie en opvolging van een front office medewerker is niet iets wat u er als HR of facility manager bijneemt. Staat het bovendien ver af van uw kernactiviteiten? Geef uw front desk management dan in handen van een specialist zoals Exselsia. Als specialisatie binnen Tempo-Team Professionals, neemt Exselsia het volledige beheer van front office medewerkers op zich. Rekrutering is daar slechts een deel van.
Receptionist(e) doet meer dan telefoons opnemen
Vaak doet een receptionist(e) meer dan alleen telefoons beantwoorden, bezoekers ontvangen en post sorteren. Denk maar aan:
- agenda’s beheren
- vergaderzalen reserveren
- catering verzorgen
- badges voor bezoekers beheren
- administratief werk om andere afdelingen te ondersteunen
Een goede receptionist(e) of onthaalmedewerker m/v beschikt over meer competenties dan u op het eerste gezicht denkt. Hij of zij:
- staat communicatief en organisatorisch sterk
- is vriendelijk en gastvrij
- kan een uitgebreide talenkennis voorleggen
- kent uw bedrijf door en door
Rekrutering, selectie & coaching van receptionisten en permanentie: hebt u er tijd voor?
Aan uw receptie hebt u competente medewerkers nodig die uw bedrijf met verve vertegenwoordigen. Hoe haalt u de juiste profielen in huis? En hoe zit het met coaching en opvolging?
Komt dat bovenop uw al goedgevulde takenpakket als HR-medewerker of facility manager? Bent u bovendien zeker dat u over de juiste expertise beschikt? Hebt u altijd een oplossing om de receptioniste te vervangen in geval van ziekte?
Receptionist(e) outsourcen: tal van voordelen
1. U focust op uw kerntaken
Van rekrutering over selectie tot coaching, planning en kwaliteitsopvolging: full service onthaal is al 20 jaar de kernactiviteit van Exselsia. Wij nemen alle taken die gelinkt zijn aan onthaal van u over en garanderen dat uw receptie perfect functioneert. Focus dus met een gerust hart op uw kernactiviteit.
2. Op basis van een analyse bij u ter plekke
In nauw overleg met u analyseren we uw werkomgeving en bedrijfscultuur. Op basis hiervan stellen wij een functie- en profielomschrijving op. De receptionist(e) krijgt een opleiding op maat van uw bedrijf. Zo komen we tot de juiste match.
3. Altijd een back-up
Is uw receptionist(e) ziek of met vakantie? Geen nood, er staat een back-up klaar. Samen met uw vaste onthaalmedewerker hebben wij een pool van 3 à 4 ‘vliegende’ medewerkers opgeleid om in te springen. De permanentie aan uw receptie is dus altijd verzekerd.
4. Eén vast contact
U kunt rekenen op een vaste contactpersoon die het front desk management in uw bedrijf voor u opvolgt. Een vraag? Hij of zij beantwoordt ze heel snel. In management meetings kunt u met hem of haar de samenwerking bespreken.