Videobellen als een baas

Ook in tijden van thuiswerk zijn er meetings. Die gebeuren via ‘conference call’: bij voorkeur met klank en beeld. Soms gaat zo’n online vergadering goed, soms ontspoort ze totaal. De sleutel tot succes? Conf call etiquette!

Videobellen is als in een sterrenrestaurant gaan dineren: het klinkt fancy, maar het bezorgt veel mensen stress. Als je niet goed weet wat de regels of omgangsvormen zijn, voelt dat immers oncomfortabel. Daarom serveren wij: de conference call etiquette. Met deze simpele do’s wordt videobellen een makkie.

DO: vertrek van dezelfde basics. Of je elkaar nu ontmoet in een vergaderruimte of op je computerscherm, de ingrediënten voor een vlotte meeting zijn dezelfde. Kies een voorzitter, stel een agenda op, spreek een startmoment af en houd de tijd in de gaten.

DO: ken je technologie. Installeer en verken op tijd het programma dat je moet gebruiken – Skype, Zoom, Webex… -, zorg voor een headset om je huisgenoten niet te storen, en vis uit hoe je beeld en klank aan- en uitzet.

DO: zet je microfoon op ‘mute’ als je niet aan het woord bent. Je collega’s hoeven de hond van de buren of die ziekenwagen op straat niet te horen. En nu we het toch hebben over storende geluiden: bel vanop een stille plek, uit de buurt van tv en radio. Waarschuw ook je huisgenoten: het is nu géén goed moment om hun drumsolo te oefenen.

DO: zet je camera aan. Hou je stiekem meer van ouderwets bellen dan van videocalls? Vind jij dat je collega’s er geen zaken mee hebben waar jij woont of wat je thuis zoal aan hebt? Wel, jammer dan. Als enige je camera uitzetten tijdens een online vergadering is not done. Elkaar zien, wekt vertrouwen. Zorg dat het wederzijds is.

DO: vergeet niet dat je in beeld bent. In een gewone vergaderruimte kijken de meeste mensen naar de spreker. Als je niet aan het woord bent, kun je wel even geeuwen zonder dat iemand het merkt. Tijdens een videocall sta je non-stop op ieders scherm te blinken. Snel wat deo spuiten? Een wijde stretchoefening doen? Even in je neus peuteren? Nope, dat is geen goed idee. In je neus peuteren is dat eigenlijk nooit natuurlijk!

DO: ga voor kort en helder. Door elkaar praten, awkward stiltes, 3 mensen die tegelijk het woord nemen… zulke hobbels komen in videovergaderingen vaak voor. Beperk ze tot een minimum door kort en bondig te spreken en iedereen te laten uitpraten. Vraag het woord met je lichaamstaal: steek bijvoorbeeld je hand op, of wijs even naar de persoon op wie je wil reageren. Heb je een vraag voor iemand? Noem die persoon bij naam.

DO: meld je 5 minuten op voorhand aan. Wie te laat komt in een gewone meeting, kan zich verschuilen achter een smoesje: de files, een omleiding, een lekke band. Voor thuiswerkers gaan zulke uitvluchten niet op. Bespaar iedereen een gênante vertoning en meld je op tijd aan – dat betekent: 5 minuten voor het afgesproken tijdstip.

DO: reserveer wat tijd voor smalltalk. Babbel na de meeting even bij met de collega’s. Hoe lopen de dingen thuis? Aan welke projecten werken ze nog?  Waar zijn ze in gedachten mee bezig? Een fijn contact met de mensen met wie je werkt is in alle omstandigheden belangrijk en in quarantaine zelfs nog meer. Mensen zijn sociale wezens: in lockdown moeten we extra lief zijn voor elkaar.


PS: Pas op met lederen stoelen tijdens het videobellen. Die kraken als je gaat verzitten en dat geluid lijkt op een … En hoe verleidelijk het ook is: check geen vacatures terwijl je in beeld bent!

Corona, Ervaring, Werksfeer

Moeilijke tijden halen soms het beste in mensen boven. Nu de kantoorjob van Chris (53) tijdelijk wegvalt door corona, zoekt ze haar werkplezier elders. Drie ochtenden per week zet ze zich in als vr...

Corona, Ervaring, Werksfeer

Moeilijke tijden halen soms het beste in mensen boven. Nu de kantoorjob van Chris (53) tijdelijk wegvalt door corona, zoekt ze haar werkplezier elders. Drie ochtenden per week zet ze zich in als vr...
meer

Corona, Tips & tricks

Ben jij één van de miljoen Belgen die door corona in tijdelijke werkloosheid zijn beland? Of zweef jij door het virus even tussen 2 contracten? Blijf dan niet bij de pakken zitten en draai niet met...

Corona, Tips & tricks

Ben jij één van de miljoen Belgen die door corona in tijdelijke werkloosheid zijn beland? Of zweef jij door het virus even tussen 2 contracten? Blijf dan niet bij de pakken zitten en draai niet met...
meer

Corona, Tips & tricks, Vrije tijd

Lig jij ’s nachts te woelen en naar het plafond te staren terwijl je overdag met kleine oogjes maar wat suft op het werk? Dan is het hoog tijd om die ‘altijd-moe-cirkel’ te doorbreken! Een frisse w...
meer