Privacy Statement voor kandidaten en werknemers

Bij Tempo-Team Childcare nv hechten we veel belang aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van alle personen van wie wij gegevens verzamelen. Wij behandelen en beveiligen deze gegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid,in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving in België.
We doen er alles aan om de aan ons verstrekte persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, vernietiging, openbaarmaking, ongeoorloofde toegang of oneigenlijk gebruik.
In dit privacy statement leggen we uit wie we zijn, wanneer en waarom we uw persoonlijke gegevens nodig hebben, welke gegevens we verzamelen, op welke manier en voor hoelang we ze verwerken, aan wie we ze kunnen doorgeven, wat uw rechten zijn en hoe u deze kan uitoefenen.
Dit privacy statement is van toepassing als je bij Tempo-Team Childcare solliciteert voor een job van kinderoppas (als uitzendkracht of als vaste medewerker) of bij Tempo-Team Childcare werkt als kinderoppas (als uitzendkracht of als vaste medewerker)

A. Wie zijn we ?

Tempo-Team Childcare nv, maakt deel uit van de Tempo-Team Groep. Tempo-Team Childcare is gevestigd te 1082 Brussels, Keizer Karellaan, 586 bus 8 en is verantwoordelijk voor de verwerking van jullie persoonsgegevens (Verantwoordelijke voor de verwerking in de zin van de WBP). Om onze dienstverlening van thuisopvang voor zieke kinderen uit te voeren hebben we vaste medewerkers in dienst of doen we beroep op onze zusterbedrijf Tempo-Team nv die ons uitzendkrachten ter beschikking stelt.

B. Wanneer verzamelen wij uw persoonsgegevens ?

We verzamelen je gegevens zodra je je gegevens zelf doorgeeft of laat doorgeven door Tempo-Team nv (uitzendkantoor) in het kader van jouw sollicitatie bij Tempo-Team Childcare als uitzendkracht of vaste werknemer. Of wanneer je je op een andere wijze aanmeldt (vb. jobbeurs) als kandidaat voor een job als kinderoppas van zieke kinderen. Naast de persoonsgegevens van je kandidatuurstelling verzamelen we bij het begin van je tewerkstelling/je opdracht de bijkomende nodige persoonsgegevens.


We kunnen je gegevens ook verzamelen wanneer je deze openbaar hebt gemaakt op publieke/sociale media (vb. LinkedIn) waaruit zou kunnen blijken dat je geïnteresseerd zou zijn in een tewerkstelling. In dat geval zullen we je eerst vragen of je interesse hebt om te solliciteren voor een job van kinderoppas conform onze voorwaarden en met inachtneming van dit privacy statement. Ben je niet geïnteresseerd, dan kunnen we een aantal beperkte gegevens van jou verwerken om je wens niet door ons benaderd te worden, te kunnen nakomen.

C. Waarom verzamelen wij uw persoonsgegevens ?

We verzamelen en gebruiken uw persoonsgegevens voor de doelstellingen hieronder vermeldt en gaan we nooit ze gebruiken voor andere doeleinden zonder u op voorhand te verwittigen en uw toestemming 
Wij verzamelen en verwerken uw gegevens met het oog op uw tewerkstelling bij Tempo-Team Childcare, voor werving & selectie, persoonlijke ontwikkeling, salarisadministratie en personeelsmanagement. 

Meer specifiek, uw persoonsgegevens worden verwerkt als:

  1. kandidaat, om uw profiel en geschiktheid (ook medische geschiktheid) te kunnen beoordelen voor een werk van kinderoppas van zieke kinderen. Hierbij kunnen we onder meer gebruik maken van de resultaten van testen die wij van jou afnemen (online persoonlijkheidstesten, taaltesten, assessments,…) en van (online)-referentiechecks die we enkel met jouw uitdrukkelijke toestemming doen bij de door jou opgegeven personen/bedrijven. We kunnen je ook vragen om op vrijwillige basis meer informatie over jezelf te geven om je kansen op werk te vergroten. 
  2. als kandidaat of werknemer je persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid te bevorderen door het aanbieden van onder meer (korte) opleidingen, begeleidingen, workshops, enz., bij één van de bedrijven van Tempo-Team Childcare zelf of bij een derde partij.
  3. als vaste medewerker, een werkgeversrelatie met jou aan te gaan en te onderhouden en alle daaraan verbonden administratie uit te voeren, zoals personeelsbeheer, loonverwerking, welzijn op het werk, arbeidsgeneeskunde (medische onderzoeken), enz. 
  4. als uitzendkracht, je uitzendopdracht bij Tempo-Team Childcare te laten uitvoeren en de daaraan verbonden administratie (verwerking van prestaties, planning,..) 
  5. als uitzendkracht of vaste medewerker, je tewerkstelling bij de ouders van de zieke kinderen te kunnen laten uitvoeren (doorgeven van de nodige informatie) 
  6. je op de hoogte te houden van de activiteiten van Tempo-Team Childcare en informatieve boodschappen door te sturen (vb. nieuwsbrieven, evenementen, acties…) die interessant kunnen zijn in het kader van jouw (toekomstige) tewerkstelling bij Tempo-Team Childcare. 
  7. subsidies aan te vragen (RSZ-verminderingen, vrijstelling bedrijfsvoorheffing, premies, ...). 
  8. wettelijke verplichtingen na te leven, zoals onder meer correcte persoonsidentificatie, toepassing van arbeids-, fiscale en sociale zekerheidswetgeving, bestrijding van fraude, illegale tewerkstelling en terrorisme, toepassing van nationale en internationale sanctiewetgeving, enz. 
  9. aan bepaalde kwaliteitsdoelen te voldoen, zoals het behalen en behouden van bepaalde certificaten of kwaliteitslabels. 
  10. de kwaliteit van onze dienstverlening te bewaken en te meten. Hiertoe kunnen wij of een door ons daartoe aangeduide derde partij aan jou vragen om deel te nemen aan enquêtes en de verkregen informatie gebruiken en verwerken om de kwaliteit van onze diensten te verbeteren. 
  11. aan managementdoelen te voldoen waaronder het aanleveren van managementinformatie, het uitvoeren van interne controles ter voorkoming van fraude en het uitvoeren van (interne/externe) audits en accountantscontroles. 
  12. statistische informatie te kunnen aanleveren voor onderzoeken van belang voor Tempo-Team Childcare. 
  13. om de bedrijfsveiligheid te garanderen. Hiertoe kunnen we onder meer je identiteit controleren bij toegang tot één van onze kantoren. We kunnen eveneens de activiteiten in onze systemen controleren om misbruik van informatie van onze databases te voorkomen en onze belangen en die van alle in onze databases opgenomen personen te beschermen. 
  14. om je toe te laten om je rechten (zie verder onder punt) uit te oefenen en achteraf te kunnen aantonen dat wij gevolg hebben gegeven aan deze rechten. 

We gebruiken en verwerken je persoonsgegevens, naargelang de soort verwerking, op basis van :

  1. het legitiem belang van Tempo-Team Childcare of van een derde partij: we verwerken je meegedeelde persoonsgegevens in het kader van je sollicitatieprocedure voor een werk van kinderoppas van zieke kinderen (als uitzendkracht of vaste werknemer) op basis van ons legitieme belang om jouw profiel en geschiktheid voor de betrokkene job te kunnen beoordelen. Indien nodig, gebruiken wij je gegevens om tegemoet te komen aan andere gerechtvaardigde belangen van Tempo-Team Childcare of van derde partijen. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren voor toegangscontroles of interne controles en audits om de veiligheid en continuïteit van onze systemen en bedrijven te verzekeren. Dit legitiem belang is ook aanwezig wanneer we je gegevens moeten bijhouden in het kader van het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een eventuele rechtsvordering. Of wanneer we sturen je interessante informatieve boodschappen in het kader van je (toekomstige) tewerkstelling. 
  2. onze (pre)contractuele relatie: wanneer we met jou een arbeidsovereenkomst sluiten hebben we een aantal gegevens nodig om die overeenkomst te kunnen opmaken en daarna correct te kunnen uitvoeren. Aangezien je werkzaam bent bij een particulier (ouder(s) van het zieke kind) in het kader van een dienstverlening die we aanbieden aan hun werkgever of ziekenfonds, wisselen we bijvoorbeeld jouw contactgegevens en gegevens over je prestaties met deze particulier en zijn werkgever of ziekenfonds. 
  3. de wettelijke verplichtingen van Tempo-Team Childcare : onze dienstverlening is onderworpen aan tal van wettelijke verplichtingen. We moeten tijdig en voor de volledige duurtijd van die verplichtingen over alle informatie beschikken die nodig is om aan die verplichtingen te kunnen voldoen of om bij controle achteraf te kunnen aantonen dat we aan onze verplichtingen hebben voldaan. Zo moeten wij bijvoorbeeld je tewerkstelling als vaste werknemer tijdig aanmelden bij de overheid (Dimona-aangifte), je loon correct berekenen en tijdig uitbetalen op jouw bankrekeningnummer en je prestaties aangeven bij de diverse instanties van de sociale zekerheid en de fiscus. 

D. Welke persoonsgegevens verwerken we van jou?

We verwerken de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor in het kader van de selectie en jouw tewerkstelling bij Tempo-Team Childcare.

Het gaat onder meer om de volgende persoonsgegevens:

 

  1. naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer en andere contactgegevens; 
  2. geboorteplaats- en datum, geslacht, burgerlijke staat; 
  3. nationaliteit en indien nodig identiteitsbewijs, arbeidsvergunning en verblijfsdocument (controle verplicht op basis van de wetgeving op de tewerkstelling van vreemde werknemers); 
  4. INSZ-nummer (als uniek identificatienummer in onze IT-systemen en in het kader van de verplichte aangiften bij en contacten met de verschillende overheidsinstanties); 
  5. curriculum vitae (cv), motivatiebrief, informatie over opleiding/diploma’s en werkervaring, publiek gemaakte gegevens (social media inbegrepen), informatie die je aan onze consultant geeft tijdens (sollicitatie)gesprekken met hen; 
  6. Foto’s, video-introductie en virtueel interview(enkel op vrijwillige basis); 
  7. gegevens, waaronder resultaten, over trainingen en opleidingen en/of testen/assessments die je zelf of via Tempo-Team Childcare hebt gevolgd of gedaan; 
  8. overige gegevens die van belang kunnen zijn in het kader van de beoordeling van je geschiktheid als kandidaat, zoals getuigschriften en referenties (enkel met jouw toestemming); 
  9. gegevens over je beschikbaarheden en vakantieperiodes;
  10. evaluaties van je kennis, vaardigheden, attitude, enz. ; 
  11. als vaste medewerker of uitzendkracht, overige gegevens die nodig zijn voor een correcte administratieve afhandeling (personeelsbeheer, loonverwerking en -betaling, afwezigheidsregistratie, planning, enz.). 

Je bent zelf verantwoordelijk voor de juistheid en relevantie van de gegevens die je aan ons verstrekt. Je doet er goed aan om elke wijziging in je persoonsgegevens steeds zo snel mogelijk aan ons door te geven via jouw contactpersoon bij Tempo-Team Childcare.

Welke bijzondere persoonsgegevens verzamelen we eventueel van jou:

  1. Uittreksel Strafregister : Tempo-Team Childcare verzamelt en bewaart een uittreksel strafregister model 2 verplicht voor de functie waar contact is met minderjarigen 
  2. Gezondheidsgegevens : Tempo-Team Childcare verwerkt de nodige gezondheidsgegevens in het kader van de bescherming van de gezondheid van het kind en de kinderoppas op basis van een medische getuigschrift. Indien je ons zelf vrijwillig persoonsgegevens over je gezondheidstoestand doorgeeft, registreren we deze gegevens enkel op jouw uitdrukkelijke vraag en enkel indien ze een impact kunnen hebben op de door jou uit te voeren taken. 

E. Met wie delen we je persoonsgegevens ?

Alleen indien nodig voor de uitvoering van je tewerkstelling, de verwezenlijking van de onder punt C vermelde doelstellingen, het nakomen van een wettelijke verplichting (van Tempo-Team Childcare of van een derde partij) of de behartiging van een gerechtvaardigd belang (van Tempo-Team Childcare of van een derde partij) kan Tempo-Team Childcare bepaalde van jouw persoonsgegevens overmaken:

  • aan Randstad Group Belgium nv, voor onder meer: 
    • interne dienstverlening (administratieve taken inzake je tewerkstelling, IT-diensten, …) 
  • aan Tempo-Team nv, voor onder meer : 
    • Het opmaken van jouw arbeidsovereenkomst als uitzendkracht na het einde van de selectieprocedure. 
    • De verwerking van jouw prestaties als uitzendkracht (aantal gepresteerde uren, planning,...) 
  • aan de holdingvennootschap, of andere vennootschappen binnen het concern waartoe Tempo-Team Childcare behoort, voor onder meer: 
    • managementinformatie 
    • interne audits 
    • interne dienstverlening 
    • screening van personen in het kader van de Europese wetgeving inzake financiële sancties (financiering van terrorisme). 
  • aan de klanten van Tempo-Team Childcare en de ouders van de zieke kinderen, voor onder meer: 
    • uitwisseling van alle gegevens in verband met je prestaties 
    • uitvoering van je tewerkstelling 
    • Facturatie van de gepresteerde diensten 
    • audits bij klanten 
  • aan leveranciers van Tempo-Team Childcare, voor onder meer: 
    • het leveren van diensten of het uitvoeren van taken en opdrachten in naam en voor rekening van Tempo-Team Childcare (vb. IT-providers, cloud-providers, onderzoeksbureaus, toegangsbeveiliging, indienen subsidiedossiers, ...) 
    • het leveren van diensten aan Tempo-Team Childcare in het kader van tewerkstelling (vb. externe medische preventiediensten, leveranciers van maaltijdcheques en ecocheques, verzekeringsmaatschappijen, …) 
  • aan onze bedrijfsrevisoren, audit en certificatie kantoren, voor onder meer: 
    • audit van onze jaarrekeningen 
    • verkrijgen en behouden van bepaalde certificaten 
  • aan diverse overheidsinstanties, zoals onder meer: 
    • federale en regionale inspectiediensten en erkenningsinstanties 
    • sociale zekerheidsinstanties 
    • fiscale autoriteiten
  • aan alle andere derden waar we daartoe worden verplicht bij wet, gerechtelijk bevel of vonnis. 

Je persoonsgegevens worden door Tempo-Team Childcare niet verkocht, noch verhuurd of commercieel ter beschikking gesteld aan derden, behalve met jouw voorafgaande toestemming.
Wanneer onze leveranciers je persoonsgegevens verwerken in opdracht van Tempo-Team Childcare, handelen zij als verwerkers zoals bepaald in de GDPR. Wij sluiten met deze verwerkers een verwerkingsovereenkomst en stellen alles in het werk opdat zij jouw persoonsgegevens op voldoende wijze beveiligen.

Je persoonsgegevens kunnen in bepaalde gevallen worden doorgegeven buiten België en buiten de Europese Unie. Tempo-Team Childcare neemt daarbij de nodige contractuele en technische beveiligingsmaatregelen om te verzekeren dat alle doorgegeven persoonsgegevens adequaat worden beschermd tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Voor verdere vragen hierover kan je terecht bij de Data Protection Officer (zie verder).

F. Voor hoelang bewaren we uw persoonsgegevens ?

Wij garanderen dat we je gegevens niet langer bewaren dan vereist door de wet of de interne reglementen van toepassing binnen onze bedrijven.
De standaard bewaringstermijnen zijn afhankelijk van de doelstellingen waarvoor we je gegevens verwerken en of je al dan niet tewerkgesteld wordt door Tempo-Team Childcare.
Indien je voor Tempo-Team Childcare werkt of hebt gewerkt, bewaren wij al je tewerkstellingsgegevens (identificatie, prestaties, loongegevens, multifunctionele aangifte bij de RSZ, fiscale aangifte, ...) nog voor een periode van 10 jaar na het einde van je tewerkstelling. Dit doen we om tegemoet te komen aan allerlei sociale, fiscale en andere wettelijke verplichtingen en verjaringstermijnen. Je HR-dossier wordt bewaard voor een periode van 5 jaar na het einde van de tewerkstelling wegens verjaringstermijnen en de behandeling van klachten.

Uw selectiedossier als kandidaat wordt bewaard voor een periode van 5 jaar na het einde van je sollicitatie vanwege de verjaringstermijn en de behandeling van klachten.

G. Beveiligingsmaatregelen?

Tempo-Team Childcare doet er alles aan om je persoonsgegevens optimaal te beveiligen tegen onrechtmatig gebruik. We doen dit aan de hand van fysieke, administratieve en technologische maatregelen.
Bijvoorbeeld: alleen bevoegde personen krijgen toegang tot onze kantoren en onze systemen en toegang is beperkt tot de systemen die zij om professionele redenen nodig hebben. Deze personen moeten ons intern beleid inzake privacy en gegevensbescherming kennen en correct toepassen. Indien en voor zover gegevens worden verstrekt aan derden, komt Tempo-Team Childcare met deze derden overeen dat zij de persoonsgegevens eveneens optimaal beveiligen.

F. Wat zijn jouw rechten?

Tempo-Team Childcare verwerkt je persoonsgegevens in overeenstemming met de bepalingen van dit privacy statement. Als betrokken partij beschik jij over een aantal rechten die je op elk moment kan uitoefenen. Dit doe je door gebruik te maken van het formulier dat we je daarvoor ter beschikking stellen op onze webpage Childcare https://www.tempo-team.be/nl/gdpr/gdpr-childcare

Je kan volgende rechten uitoefenen:


Recht van bezwaar

Je kan je verzetten tegen het verwerken van je persoonsgegevens. Dit kan je enkel doen tegen een verwerking die gebeurt op basis van de gerechtvaardigde belangen van Tempo-Team Childcare of van een derde (zie hoger in punt C). Bij de uitoefening van dit recht zal je in het formulier moeten aangeven tegen welke verwerking je precies bezwaar maakt en om welke specifieke redenen. Dit is nodig om een correcte belangenafweging te kunnen doen.

Recht van Inzage

U kunt formeel vragen welke persoonlijke gegevens over u worden verwerkt.

Recht op rectificatie (verbetering en aanvulling)

Je kan vragen om alle volgens jou onjuiste of onvolledige (persoons)gegevens recht te zetten of aan te vullen door persoonlijk contact te nemen met je contactpersoon bij Tempo-Team Childcare.

Als je aanvraag tot rectificatie tot andere persoonsgegevens heeft betrekking, zal je in het formulier moeten aangeven welke gegevens je precies wil rechtzetten of aanvullen.
Volgens jou onjuist geachte subjectieve persoonsgegevens (vb. negatieve evaluatie, ongunstige testresultaten, …) worden slechts aangepast indien wij het met jou eens zijn. Indien niet, passen wij deze persoonsgegevens niet aan, maar noteren wij je eventuele aanvullende verklaring hierover.

Recht op overdraagbaarheid

Je hebt het recht om de persoonsgegevens die je zelf aan Tempo-Team Childcare hebt bezorgd, door Tempo-Team Childcare in elektronische vorm te laten overdragen naar jezelf (via je e-mailadres dat je opgeeft in je aanvraagformulier) of naar een andere door jou aangeduide verwerkingsverantwoordelijke (via zijn e-mailadres dat je opgeeft in je aanvraagformulier).

Recht op gegevenswissing (vergetelheid)

In de gevallen voorzien door de GDPR, kan je vragen dat alle je persoonsgegevens worden verwijderd. We zullen overgaan tot verwijdering van jouw persoonsgegevens rekening houdend met de geldige bewaringstermijnen. Je zal niet meer worden gecontacteerd voor een job als kinderoppas.

Recht op beperking van de verwerking

Je hebt het recht om de verwerking van je persoonsgegevens te laten beperken wanneer:

  • je de juistheid van je persoonsgegevens betwist (voor de duurtijd van de controle door Tempo-Team Childcare). 
  • de verwerking van je persoonsgegevens door Tempo-Team Childcare onrechtmatig zou zijn maar je toch je recht op gegevenswissing niet wenst in te roepen. 
  • wij jouw persoonsgegevens niet meer nodig hebben voor de in dit privacy statement opgenomen doelen (punt C), maar jij deze wel nog nodig hebt voor het instellen, het uitoefenen of het onderbouwen van een rechtsvordering. 
  • je bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking van bepaalde van je persoonsgegevens (voor de duurtijd van de belangenafweging). 


Je kan je rechten in principe kosteloos uitoefenen. Dit doe je door gebruik te maken van het formulier dat we je daarvoor ter beschikking stellen.

Op het formulier vind je verdere instructies voor het invullen en het verzenden van je aanvraag.

Ten laatste binnen de maand na ontvangst van je volledig ingevulde en correct verstuurde formulier zullen wij je schriftelijk informeren over het gevolg dat we aan je aanvraag hebben gegeven.
Afhankelijk van de moeilijkheid van je aanvraag of het aantal verzoeken dat we ook van andere personen krijgen, kan deze termijn met twee maanden worden verlengd. In dit geval verwittigen we jou wel binnen de maand na ontvangst van je formulier over deze verlenging.

In sommige gevallen (vb. wettelijke verplichtingen, rechten van andere personen, verjaringstermijnen, ...) zal je jouw rechten niet of niet volledig kunnen uitoefenen. Je zal hierover dan bericht krijgen met de redenen waarom we niet of niet volledig aan je aanvraag kunnen voldoen.

I. Vragen, opmerkingen, klachten en datalekken

Heb je vragen, opmerkingen of klachten over de bescherming van je persoonsgegevens door Tempo-Team Childcare of over dit privacy statement, dan kan je contact opnemen met de Data Protection Officer van Tempo-Team Childcare via privacy@randstadgroup.be.
Je hebt ook het recht om klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), op het volgende adres: Drukpersstraat 35 te 1000 Brussel.
Heb je weet van een datalek, of heb je een vermoeden van een datalek, dan vragen wij je om dit steeds onmiddellijk aan ons door te geven via information.security@randstadgroup.be

J. Wijzigingen

Tempo-Team Childcare kan om uiteenlopende redenen verbeteringen, aanvullingen of wijzigingen aanbrengen in dit privacy statement. De meest recente versie kan permanent worden geraadpleegd via ter beschikking op onze webpage Childcare https://www.tempo-team.be/nl/gdpr/gdpr-childcare

Deze versie is geschreven in mei 2018.