Déclaration de protection des données à l’attention des relations d’affaires (client, prospect, fournisseur, consultant, relation d’influence, ...)

Chez Tempo-Team Childcare, nous attachons beaucoup d’importance à la protection de la vie privée de toutes les personnes dont nous collectons les données. Nous traitons et sécurisons ces données avec le plus grand soin, conformément à la législation en vigueur en Belgique.

Nous mettons tout en œuvre pour protéger les données personnelles qui nous sont transmises contre la perte, la destruction, la divulgation publique, l’accès non autorisé ou tout usage abusif.
La présente déclaration de protection des données explique qui nous sommes, à quel moment et pourquoi nous avons besoin de vos données personnelles, quelles sont les données que nous rassemblons, de quelle manière et pendant combien de temps nous les traitons, à qui nous pouvons les transmettre, quels sont vos droits et de quelle façon vous pouvez les exercer.

Cette déclaration de protection des données vous est destinée si vous êtes :

  • une personne de contact active chez l’un des clients (potentiels) du service de Tempo-Team Childcare; 
  • une personne de contact active chez l’un de nos fournisseurs (potentiels); 
  • un consultant externe ou une personne de contact active chez l’une de nos firmes d’audit ou de consultance externes; 
  • une personne de contact désignée comme référence par des candidats dans le cadre de leur candidature pour postuler à un poste vacant chez Tempo-Team Childcare; 
  • une personne de contact active auprès d’une instance quelconque (entreprise, pouvoirs publics, fédération professionnelle d’employeurs ou de travailleurs, école, université, partenaire, ...) avec qui nous avons noué/entretenons ou souhaitons nouer/entretenir une forme de contact ou de collaboration et dont nous collectons les données à caractère personnel. 

Si vous choisissez de nous communiquer délibérément des informations, nous les utiliserons conformément à la présente déclaration de protection des données.

A. Qui sommes-nous ?

Tempo-Team Childcare SA fait partie du Groupe Tempo-Team. Ce Groupe inclut également: Tempo-Team sa, Tempo-Team at Home sa (Tempo-Team Dienstencheques), Tempo-Team Construct sa, Tempo-Team Professionals sa (Exselsia) en Randstad Group Belgium sa).

Tempo-Team Childcare est établie à 1082 Bruxelles, avenue Charles-Quint, 586 boîte 8, et est responsable du traitement de vos données personnelles (Responsable du traitement au sens de la loi sur la protection des données).

B. Quand collectons-nous vos données personnelles ?

Nous collectons vos données dès l’instant où vous prenez l’initiative de nous les transmettre de votre propre chef. Cette communication peut se faire par e-mail, sms, oralement (par téléphone, dans une agence Tempo-Team Childcare, lors d’une visite au sein de votre entreprise, lors d’un événement, d’une formation,...), par la remise de votre carte de visite ou de n’importe quelle autre manière. Nous y procédons également lorsque votre entreprise ou votre organisation vous identifie auprès de nos services comme personne de contact dans le cadre des services que nous proposons.

Nous pouvons également collecter vos données lorsque ces dernières sont divulguées publiquement ou si vous les avez vous-même rendues accessibles publiquement sur les médias publics/sociaux (p.ex. LinkedIn) et s’il devait apparaître que vous êtes la personne de contact appropriée pour que nous puissions initier un contact dans le cadre des services que nous fournissons.

C. Pourquoi avons-nous besoin de vos données personnelles ?

Nous collectons vos données personnelles pour les finalités reprises ci-dessous et nous ne les utiliserons pas à d’autres fins sans vous en avoir averti au préalable et, si nécessaire, vous en avoir demandé l’autorisation.

Nous utilisons vos données pour la présentation et la mise en œuvre des services que nous vous proposons à vous personnellement, à votre entreprise ou à votre organisation, pour la présentation et le développement de projets communs, de partenariats, pour la défense des intérêts de Childcare ou dans le cadre des services que vous prestez en tant que fournisseur ou consultant.

Nous utilisons plus spécifiquement vos données personnelles pour, le cas échéant :

  • fournir des informations sur les services et les autres activités de Tempo-Team Childcare; 
  • vous approcher pour vous soumettre des offres commerciales, des newsletters et des promotions/actions marketing du Groupe Tempo-Team qui pourraient présenter un intérêt pour vous; 
  • initier une relation d’affaires avec vous, conclure et entretenir un contrat de fourniture de services et en permettre l’exécution; 
  • monitorer et mesurer la qualité de nos services. À cet effet, nous – ou un tiers désigné par nos soins – pouvons vous demander de participer à des enquêtes puis utiliser et traiter les informations obtenues pour améliorer la qualité de nos services; 
  • répondre à des objectifs de gestion, notamment la fourniture d’informations de gestion, la réalisation de contrôles internes visant à prévenir la fraude et la réalisation d’audits (internes/externes) et de contrôles comptables; 
  • pouvoir vous contacter pour prendre des références et évaluer le profil et les aptitudes d’un candidat qui nous a donné l’autorisation de vous approcher à cet effet; 
  • pouvoir vous contacter dans le cadre de la fonction que vous exercez auprès d’une institution publique (autorité publique, université, fédération professionnelle, ...) afin de défendre les intérêts de Childcare; 
  • vous permettre d’exercer vos droits (cf. le point H ci-dessous) et pouvoir démontrer ultérieurement que nous avons donné suite à ces mêmes droits. 

En fonction du type de traitement appliqué, nous utilisons et traitons vos données personnelles sur la base :

  • de notre relation (pré)contractuelle et de toutes les obligations légales incombant à Tempo-Team Childcare qui y sont liées : lorsque nous négocions ou concluons un contrat avec vous, avec votre entreprise ou avec votre organisation, nous avons besoin d’un certain nombre de données se rapportant à vous ou aux personnes concernées au sein de votre entreprise ou de votre organisation afin de pouvoir proposer une offre adaptée et en discuter, de pouvoir préparer et rédiger le contrat en question puis de pouvoir l’exécuter correctement par la suite. Si vous ne souhaitez pas que vos données à caractère personnel soient traitées dans ce cadre, il ne nous sera pas possible de poursuivre ou d’exécuter la fourniture de notre service. 
  • l’intérêt légitime de Tempo-Team Childcare ou d’une tierce partie : si nécessaire, nous utilisons vos données pour répondre aux intérêts légitimes de Tempo-Team Childcare ou de tierces parties. Cela peut se produire, par exemple pour offrir et promouvoir tous les services et/ou messages informatifs qui correspondent à ce que vous pouvez raisonnablement attendre de nous dans le cadre de notre relation existante ou de notre future relation potentielle. Cela peut également concerner les contrôles d’accès ou les contrôles et audits internes réalisés afin de garantir la sécurité et la continuité de nos systèmes et de nos entreprises. Cet intérêt légitime existe également lorsque nous devons conserver vos données pour introduire, exercer ou étayer une action en justice éventuelle.

D. Quelles sont vos données personnelles que nous traitons ? 

Nous traitons en première instance vos données à caractère personnel qui s’avèrent nécessaires à l’exécution correcte des services que nous proposons : vos nom et prénom, votre fonction (titre), votre adresse professionnelle et vos coordonnées de contact professionnelles (numéro de téléphone ou de GSM et/ou adresse e-mail). Certaines données complémentaires (p.ex. la langue préférentielle, le département de travail,...) ne sont pas toujours nécessaires, mais peuvent s’avérer souhaitables dans l’optique du développement de notre relation d’affaires ou afin de mieux conformer les services que nous fournissons et nos actions commerciales en fonction de vos centres d’intérêt, de vos desiderata et de vos besoins.

D’autres données encore sont entièrement facultatives et visent exclusivement à entretenir une relation personnelle de qualité avec vous (p.ex. votre date d’anniversaire, vos hobbies,...). Si vous choisissez de partager ce genre de données personnelles avec nous, nous pouvons les traiter dans notre base de données.

Vous avez tout intérêt à nous communiquer le plus rapidement possible la moindre modification intervenant au niveau de vos données personnelles.

E. Avec qui partageons-nous vos données personnelles ?

Tempo-Team Childcare peut transmettre (ou rendre visibles) certaines de vos données personnelles uniquement si cela s’avère nécessaire pour la réalisation des objectifs énumérés au point C, pour la bonne exécution du contrat conclu entre nous, le respect d’une obligation légale (incombant à Tempo-Team Childcare ou à une tierce partie) ou la défense d’un intérêt légitime (de Tempo-Team Childcare ou d’une tierce partie); cette transmission peut se faire :

  • aux sociétés du Groupe Tempo-Team en Belgique, notamment pour : 
    • la réalisation des objectifs de notre relation d’affaires; 
    • la fourniture de services internes (tâches administratives telles que le traitement des prestations, facturation, comptabilité clients/fournisseurs, gestion des débiteurs, ...); 
  • à la société holding de Tempo-Team Childcare ou à d’autres sociétés faisant partie du groupe dont fait partie Tempo-Team Childcare, notamment pour ce qui a trait : 
    • aux informations de management; 
    • aux audits internes; 
    • aux services internes; 
  • aux sous-traitants et fournisseurs de Tempo-Team Childcare, notamment pour ce qui a trait : 
    • à la fourniture de services ou à l’exécution de tâches et de missions au nom et pour le compte de Tempo-Team Childcare (p.ex. fournisseurs IT, fournisseurs de services dans le cloud, bureaux d’étude, sécurisation d’accès, ...); 
  • à nos réviseurs d’entreprises et nos agences d’audit et de certification, notamment pour ce qui a trait : 
    • à l’audit de nos comptes annuels; 
    • à l’obtention et à la conservation de certains certificats; 
  • à diverses instances officielles, dans le cadre d’inspections et d’enquêtes, notamment : 
    • les services d’inspection fédéraux et régionaux; 
    • les organismes de sécurité sociale; 
    • les autorités fiscales; 
  • à tous les autres tiers auxquels nous sommes tenus de les transmettre en vertu de la loi, d’une décision de justice ou d’un jugement. 

Vos données personnelles ne sont ni vendues, ni louées, ni mises à la disposition de tiers à des fins commerciales par Tempo-Team Childcare, sauf avec votre consentement préalable. 

Dans le cadre du développement des activités de Tempo-Team Childcare, Tempo-Team Childcare peut vendre certaines activités ou actifs. En cas de vente, fusion, réorganisation, résiliation ou tout autre événement similaire, vos données personnelles ainsi que d’autres informations peuvent faire partie des actifs cédés. 

Lorsque nos fournisseurs traitent vos données personnelles pour le compte de Tempo-Team Childcare, nous concluons un contrat de traitement avec ces sous-traitants et nous mettons tout en œuvre pour qu’ils sécurisent vos données personnelles de façon suffisante. 

Dans certains cas, vos données personnelles peuvent être transmises hors de Belgique et de l’Union européenne. Dans ce cadre, Tempo-Team Childcare prend les mesures de protection contractuelles et techniques nécessaires pour s’assurer que toutes les données personnelles transmises soient protégées de façon adéquate contre la perte ou tout usage illicite. Pour toute question à ce sujet, nous vous invitons à prendre contact avec le Data Protection Officer (voir plus loin). 

F. Pendant combien de temps conservons-nous vos données personnelles ? 

Vos données à caractère personnel sont conservées pendant le temps nécessaire à l’exécution des finalités telles que décrites au point C ainsi qu’au respect de nos obligations légales.

G. Mesures de sécurité ?

Tempo-Team Childcare met tout en œuvre pour sécuriser vos données personnelles de manière optimale contre toute utilisation illicite. Pour cela, nous recourons à des mesures physiques, administratives et technologiques.
Par exemple, seules les personnes autorisées ont accès à nos agences et à nos systèmes, et cet accès se limite aux seuls systèmes dont elles ont besoin pour des raisons professionnelles. Ces personnes sont tenues de connaître et d’appliquer correctement notre politique interne en matière de respect de la vie privée et de protection des données. Dans la mesure où des données sont communiquées à des tiers, Tempo-Team Childcare convient avec ces derniers qu’ils sécurisent également de manière optimale ces données personnelles.

H. Quels sont vos droits ?

Tempo-Team Childcare traite vos données personnelles conformément aux dispositions de la présente déclaration de protection des données. En tant que partie concernée, vous disposez d’un certain nombre de droits que vous pouvez exercer à tout moment. Pour ce faire, vous pouvez utilisez le formulaire que nous mettons à disposition sur notre page web Tempo-Team Childcare: https://www.tempo-team.be/fr/gdpr/gdpr-childcare

Vous pouvez exercer les droits suivants :

Droit d’opposition

Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles. Vous ne pouvez cependant le faire qu’envers un traitement effectué sur la base des intérêts légitimes de Tempo-Team Childcare ou d’un tiers (voir plus haut, au point C). Pour exercer ce droit, vous devrez indiquer sur le formulaire à quel traitement précis vous vous opposez et pour quelles raisons spécifiques. Ces informations sont nécessaires pour pouvoir assurer l’équilibre correct des intérêts en présence.

Vous pouvez exercer vous-même très simplement votre droit à vous opposer à l’usage de votre adresse e-mail pour l’envoi de newsletters, de promotions et d’actions marketing de Tempo-Team Childcare. Chaque e-mail que vous recevez de notre part à cette fin vous donne en effet la possibilité de vous désinscrire.

Droit d’accès

Vous pouvez demander formellement à savoir quelles données personnelles vous concernant sont traitées.

Droit de rectification (correction et complément)

Vous pouvez demander que les données personnelles objectives (mauvaise adresse, faute d’orthographe dans un nom,...) inexactes ou incomplètes que vous nous avez fournies personnellement soient corrigées ou complétées en vous adressant personnellement à votre personne de contact.

Droit de portabilité

Vous avez le droit de demander que les données personnelles que vous avez fournies personnellement à Tempo-Team Childcare vous soient transférées par Tempo-Team Childcare sous une forme électronique (à l’adresse e-mail que vous communiquez sur votre formulaire de demande) ou le soient à un autre responsable du traitement désigné par vos soins (via son adresse e-mail que vous aurez communiquée sur votre formulaire de demande).

Droit à l’effacement des données (droit à l’oubli)

Dan les cas prévus par le RGPD, nous procéderons à l’effacement de vos données à caractère personnel sur simple demande de votre part.

Droit à la limitation du traitement

Vous avez le droit de demander la limitation du traitement de vos données personnelles lorsque :
vous contestez l’exactitude de ces données (pendant le temps nécessaire au contrôle par Tempo-Team Childcare);
le traitement de vos données personnelles par Tempo-Team Childcare serait illégitime mais que vous ne souhaitez néanmoins pas exercer votre droit à l’effacement des données;
nous n’avons plus besoin de vos données personnelles pour les objectifs énumérés dans la présente déclaration de protection des données (point C) alors que vous en avez toujours besoin pour introduire, exercer ou étayer une action en justice;
vous vous êtes opposé au traitement de certaines de vos données personnelles (pendant le temps nécessaire à l’évaluation des intérêts en présence).

En principe, vous pouvez exercer vos droits gratuitement. Pour ce faire, pouvez utiliser le formulaire que nous vous mettons à disposition.
Vous trouverez sur le formulaire de plus amples instructions concernant la façon de compléter et de renvoyer votre demande. Vous ne pouvez seulement exercer qu’un seul droit par formulaire. Sans formulaire rempli, nous ne traiterons pas votre demande.

Au plus tard dans le mois qui suit la réception de votre formulaire dûment rempli et renvoyé correctement, nous vous informerons par écrit de la suite que nous avons donnée à votre demande. Selon la difficulté de votre demande ou le nombre de requêtes que nous recevons d’autres personnes, ce délai pourra être prolongé de deux mois. Dans ce cas, nous vous avertirons de cette prolongation dans le mois suivant la réception de votre formulaire.

Dans certains cas (p.ex. obligations légales, droits de tierces personnes, délais de prescription, ...), vous ne pourrez pas exercer vos droits, en tout ou en partie. Vous en serez alors informé ainsi que des raisons pour lesquelles nous ne pouvons satisfaire pleinement à votre demande.

I. Cookies

Sur nos sites internet, nous utilisons des cookies et nous procédons à des relevés de statistiques sur le website afin d’étudier de quelle manière les visiteurs utilisent notre site. Ces informations nous aident à améliorer notre site. Un cookie est un fichier stocké sur votre ordinateur. Lors d’une visite ultérieure sur notre site internet, ces cookies peuvent alors être reconnus. Pour en savoir plus sur notre Politique en matière de Cookies, veuillez consulter notre site internet.

J. Questions, remarques, plaintes et fuites de données

Si vous avez des questions, des remarques ou des plaintes à formuler concernant la protection de vos données personnelles par Tempo-Team Childcare ou à propos de la présente déclaration de protection des données, veuillez prendre contact avec le Data Protection Officer de Tempo-Team Childcare via l’adresse privacy@randstadgroup.be.
Vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de Protection des Données (APD) à l’adresse suivante : rue de la Presse 35 à 1000 Bruxelles.
Si vous avez connaissance de l’existence d’une fuite de données ou si vous en suspectez une, nous vous demandons de nous la signaler immédiatement à l’adresse information.security@randstadgroup.be

K. Modifications

Tempo-Team Childcare peut à tout moment apporter, pour différentes raisons, des corrections, des compléments ou des modifications à la présente déclaration de protection des données. La version la plus actuelle peut être consultée en permanence sur notre page web Childcare https://www.tempo-team.be/fr/gdpr/gdpr-childcare

 
La présente version a été rédigée en juillet 2018.